Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tài chính

Hóa đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT) (hay còn gọi là Hóa đơn tài chính hay Hóa đơn đỏ) là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Trên hóa đơn VAT sẽ ghi rõ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế VAT, thuế suất VAT và giá trị thuế VAT. Hóa đơn VAT còn được gọi là hóa đơn đỏ do liên giao cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng. Các đoanh nghiệp phải mua hóa đơn VAT tại cơ quan thuế, xuất hóa đơn VAT khi bán hàng, kê khai việc sử dụng hóa đơn VAT và lưu giữ các liên còn lại của hóa đơn VAT. Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể đăng ký xin phép với Bộ Tài Chính để có thể tự in hóa đơn VAT.
Chính vì Hóa đơn VAT là hóa đơn chính thức được thừa nhận bởi Bộ Tài Chính và các cơ quan thuế tại Việt Nam, trong hóa đơn phần giá trị VAT do người bán thu hộ và thuộc về nhà nước và chính sách khuyến khích xuất khẩu và hoàn thuế VAT đầu vào mà xuất hiện rất nhiều hình thức gian lận hóa đơn VAT. Một số ví dụ về hình thức gian lận hóa đơn bao gồm:
- Không xuất hóa đơn VAT: Đặc biệt với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng, khi không xuất VAT, họ có thể chiếm đoạt được phần thuế VAT mà người dùng cuối đã trả được tính vào giá bán.
- Xuất hóa đơn VAT khống: Không có giao dịch cung cấp hàng hóa và dịch vụ nhưng hóa đơn vẫn được xuất và trị giá trên hóa đơn có thể được tính là chi phí hợp lý hợp lệ giúp giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (đối với chủ doanh nghiệp) hoặc để chiếm đoạt trị giá hóa đơn khi thanh toán với công ty (đối với nhân viên).
- Nhập hàng và xuất hàng khống: Các doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thu mua hàng hóa đầu vào khống (thường là với các mặt hàng nông/lâm/thủy sản) là các mặt hàng thuộc loại không cần hóa đơn đầu vào và xuất hàng khống ra nước ngoài sử dụng các thủ đoạn để qua mặt cơ quan hải quan. Sau đó lập bảng kê và tờ khai để lấy lại tiền thuế VAT đầu vào mà họ đã không bao giờ phải chịu.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tài chính
1. Trình tự thực hiện
- Cơ sở kinh doanh sau khi đăng ký thuế, nếu có nhu cầu tự in hoá đơn thì đem mẫu đã thiết kế đến cơ quan thuế để đăng ký tự in hoá đơn
2. Cách thức thực hiện
- Gửi trực tiếp tại cơ quan thuế, qua hệ thống bưu chính
3. Thành phần hồ sơ
Thành phần hồ sơ, bao gồm:
- Công văn (hoặc đơn) đăng ký sử dụng hoá đơn tự in - mẫu kèm theo, chi nhánh phụ thuộc có công văn làm thủ tục đăng ký số lượng sử dụng hoá đơn tự in.
- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế
- Sơ đồ địa điểm sản xuất kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ (không trong khu công nghiệp)
- Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Giấy chứng minh nhân dân còn trong thời hạn sử dụng của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản photocopy có xác nhận sao y bản chính của cơ sở kinh doanh
4. Số lượng hồ sơ 
- 01 (bộ)
5. Thời hạn giải quyết
- 05 ngày làm việc
6. Đối tượng thực hiện
- Tổ chức, cá nhân
7. Cơ quan thực hiện
a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục thuế tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương
b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có):
c) Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Cục thuế )
d) Cơ quan phối hợp (nếu có):
10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
- Đơn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in