TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN (CƠ QUAN CHI TRẢ) THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN NĂM 2009

BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC THUẾ
TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN
TỔ CHỨC, CÁ NHÂN (CƠ QUAN CHI TRẢ) THỰC HIỆN
QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN NĂM 2009
Hà Nội, 01/2010
Phạm vi áp dụng
PHẦN I. HƢỚNG DẪN CHUNG
- Tài liệu này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2009.
Từ viết tắt
TCT: Tổng cục thuế
CQT: Cơ quan thuế
ĐKT: Đăng ký thuế
QTT: Quyết toán thuế
MST: Mã số thuế
NNT: Người nộp thuế
TNCN: Thu nhập cá nhân
CQCT: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
Giải thích từ ngữ
Cơ quan chi trả thu nhập (CQCT) là tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập phải khấu trừ thuế không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không có khấu trừ thuế, có trách nhiệm khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại khoản 2, mục II, phần D Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính.
File dữ liệu QTT: lưu các thông tin tờ khai, bảng kê quyết toán dạng dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn của TCT ban hành.
Hồ sơ quyết toán: bao gồm các tờ khai, bảng kê quyết toán thuế bằng giấy, có mã vạch hoặc không có mã vạch.
Phần mềm Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN (gọi tắt là QTTNCN): là phần mềm ứng dụng do Tổng cục Thuế xây dựng nhằm hỗ trợ NNT kê khai quyết toán thuế TNCN, in hồ sơ quyết toán và kết xuất file dữ liệu theo định dạng chuẩn, phục vụ việc quyết toán cho thuế TNCN.
HTKK: Là phần mềm của TCT cung cấp cho NNT, nhằm hỗ trợ nhập dữ liệu kê khai thuế và in tờ khai quyết toán có mã vạch, kết xuất file dữ liệu theo định dạng chuẩn cho các loại thuế, trong đó có thuế TNCN.
iHTKK: Là phần mềm HTKK của TCT cung cấp nhằm hỗ trợ NNT nộp hồ sơ khai thuế (đã có chữ ký điện tử) qua mạng mà không cần gửi tờ khai giấy.
Phần mềm Kế toán, Quản lý nhân sự (gọi tắt là QLNS): Là các ứng dụng phần mềm kế toán, nhân sự, tiền lương, hoặc các phần mềm hỗ trợ kê khai khác mà các CQCT đang sử dụng và có các tính năng kết xuất thông tin quyết toán thuế TNCN ra các tệp dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn của CQT và hỗ
trợ chức năng in các tờ khai quyết toán thuế TNCN và bảng kê.
- Phần mềm Kiểm tra file QTT: Là ứng dụng phần mềm của CQT được sử dụng để kiểm tra và nhận file dữ liệu quyết toán thuế theo định dạng chuẩn của CQT ban hành. Trong phần mềm hỗ trợ các tính năng kiểm tra định dạng file và tính năng sao chép file vào thư mục lưu trữ của CQT.
PHẦN II. HƢỚNG DẪN CHO CÁC CQCT THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN
Phạm vi áp dụng
Tài liệu này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hoa hồng đại lý xổ số, bảo hiểm và các hoa hồng bán hàng, dịch vụ khác, có trách nhiệm phải quyết toán thuế TNCN năm 2009.
Các mẫu biểu kê khai quyết toán thuế năm 2009 của các CQCT bao gồm các mẫu biểu quy định như sau:
Loại thu nhập chi trả
Mẫu tờ khai
Theo quy định của Thông tư
Tiền	lương, tiên công,
05/KK-TNCN
Thông tư số TT 84/2008/TT-BTC
tiền thù lao và các khoản
05A/BK-TNCN
30/09/2008.
thu nhập có tính chất tiền
05B/BK-TNCN
(Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa
lương, tiền công
đổi TT84,..)
Tiền hoa hồng đại lý bảo
02/KK-BH
Thông tư số TT 10/2009/TT-BTC
hiểm
02A/BK-BH
21/01/2009
(Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa
đổi TT84,..)
Tiền hoa hồng đại lý xổ
02/KK-XS
Thông tư số TT 42/2009/TT-BTC
số
02A/BK-XS
09/03/2009
(Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa
đổi TT84,..)
Trong đó:
CQCT thông thường phải kê khai các tờ khai : 05/KK-TNCN, phụ lục 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN.
CQCT hoạt động ngành bảo hiểm, có chi trả thu nhập cho đại lý thì phải kê khai các tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KK-BH, BK 02A/KK-BH.
CQCT hoạt động ngành xổ số, có chi trả thu nhập cho đại lý thì phải kê khai các tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KK- XS, BK 02A/KK-XS.
Các bƣớc thực hiện quyết toán
Bƣớc 1: Chuẩn bị thông tin Quyết toán thuế
Để thực hiện được khai quyết toán thuế TNCN đã khấu trừ, trước hết CQCT cần tiến hành các công tác rà soát và đề nghị cá nhân cung cấp MST như sau:
Đối với những người lao động mới hoặc chưa có MST, CQCT đề nghị cá nhân thực hiện đăng ký thuế để được cấp MST. Cá nhân, CQCT có thể truy cập trang  để biết thêm các thủ tục cần thiết về việc ĐKT để được cấp MST cho cá nhân.
Đối với những người lao động đã có MST nhưng chưa cung cấp cho CQCT đề nghị các cá nhân cung cấp MST cho CQCT.
Những CQCT có khả năng quyết toán hộ cho người lao động là cá nhân cư trú cần:
Thông báo đến người lao động để xác định cá nhân nào chỉ nhận thu nhập tại CQCT cần CQCT quyết toán hộ
Thu thập bản đăng ký người phụ thuộc, các chứng từ chứng minh khoản giảm trừ đóng bảo hiểm (nếu có), đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có) của người lao động để xác định lại nghĩa vụ thuế cho người lao động
Những CQCT không có khả năng quyết toán hộ cho người lao động không cần thực hiện các công việc trên.
CQCT tập hợp danh sách MST của các cá nhân cùng các thông tin liên quan và cập nhật vào các phần mềm QLNS, hoặc QTTNCN, hoặc HTKK.
Đối với các CQCT có sử dụng phần mềm kế toán, nhân sự (QLNS): cần phải cập nhật thông tin của các cá nhân vào các ứng dụng này để đảm bảo khi kết xuất dữ liệu bảng kê đã có thông tin của người lao động
Các CQCT sử dụng HTKK hoặc QTTNCN sẽ cập nhật thông tin của cá nhân trong khi nhập dữ liệu kê khai QT thuế TNCN
Lưu ý: MST của người lao động phải cung cấp cho CQCT là mã 10 số
Bƣớc 2: Tiếp nhận và cài đặt phần mềm hỗ trợ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Bước này áp dụng đối với các CQCT sử dụng phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân để khai quyết toán và kết xuất file dữ liệu
CQCT có thể lấy phần mềm hỗ trợ kê khai (QTTNCN, HTKK, iHTKK) theo một trong các cách dưới đây:
Liên hệ trực tiếp với CQT để lấy phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Truy cập trang điện tử:  để tải phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân và các Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, đối với các CQCT chỉ kê khai QTTNCN, không có nhu cầu kê khai các loại thuế khác.
Truy cập trang http:// www.gdt.gov.vn để tải phần mềm HTKK phiên bản 2.5 và các Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, đối với CQCT đang kê khai hàng tháng, quý, năm cho các loại thuế bằng phần mềm HTKK.
Cài đặt các phần mềm theo hướng dẫn. Nếu có vướng mắc trong việc cài đặt và sử dụng, CQCT có thể liên hệ với bộ phận tuyên truyền hỗ trợ của CQT quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.
Bƣớc 3: Khai quyết toán thuế
Trường hợp CQCT dùng 1 trong các phầm mềm hỗ trợ kê khai để QT như phần mềm QTTNCN, HTKK, QLNS thì thực hiện như sau:
Nhập số liệu quyết toán: Sử dụng phần mềm để nhập dữ liệu các tờ khai và bảng kê theo đúng mẫu biểu quy định. Nhập dữ liệu vào các Bảng kê trước. Sau đó, các dữ liệu từ Bảng kê sẽ tự động kết chuyển sang tờ khai quyết toán.
Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin có sai sót.
In hồ sơ quyết toán: Sử dụng chức năng in trong các phần mềm để in tờ khai và bảng kê phụ lục . Hồ sơ quyết toán thuế bao gồm tờ khai quyết toán và các bảng kê.
Đối với các CQCT sử dụng phần mềm HTKK sẽ in ra tờ khai và bảng kê có mã vạch.
Đối với các CQCT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng (sử dụng phần mềm iHTKK) không cần in hồ sơ quyết toán.
Đối với các CQCT sử dụng phần mềm QTTNCN in ra tờ khai, bảng kê theo qui định.
Nếu các phần mềm QLNS của CQCT không có chức năng in hồ sơ QT thì CQCT sẽ thực hiện như sau:
Sử dụng chương trình QLNS để kết xuất file dữ liệu QT theo định dạng chuẩn của TCT cung cấp ( xem Bước 4)
Sử dụng Phần mềm QTTNCN nhận dữ liệu từ file kết xuất đó và in ra tờ khai, bảng kê.
In bìa tệp hồ sơ (theo mẫu đính kèm hướng dẫn này): Sử dụng các chức năng in trang bìa của các phần mềm hỗ trợ.
Trường hợp CQCT không có khả năng sử dụng phần mềm để kê khai sẽ thực hiện:
CQCT có thể tải các mẫu tờ khai quyết toán tại trang điện tử  và in các mẫu hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để lấy mẫu tờ khai để khai.
Khai đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu trên tờ khai và bảng kê theo đúng hướng dẫn kê khai của CQT ban hành.
Bƣớc 4: Kết xuất dữ liệu ra file
(Các CQCT không có khả năng sử dụng phần mềm không thực hiện bước này).
Sau khi cập nhật dữ liệu vào các phần mềm, CQCT thực hiện:
Kết xuất dữ liệu ra file: Sử dụng các chức năng của phần mềm để kết xuất dữ liệu ra file theo đúng định dạng của CQT quy định.
Kiểm tra tên file theo quy định và ghi nhớ nơi lưu tệp dữ liệu.
Tên	file	kết	xuất	được	đặt	theo	đúng	cấu	trúc:	C1C2C3– N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13–M1M2M3M4-KK1K2K3K4	-
LL1L2. xls. Trong đó:
C1C2C3: Thể hiện tên viết tắt của cơ quan thuế quản lý. Ví dụ HAN (Cục thuế Hà Nội), HPH (Cục thuế Hải Phòng)…
N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13: Mã số thuế cơ quan chi trả (Nếu mã số thuế cơ quan chi trả là 10 số thì mặc định ứng dụng tự thêm chuỗi “000” vào cuối).
N1N2 là số phân khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh mục mã phân khoảng tỉnh
Bẩy chữ số tiếp theo N3N4N5N6N7N8N9 được đánh theo số thứ tự từ 0.000.001 đến 9.999.999 gắn cho từng đối tượng nộp thuế
Chữ số tiếp theo N10 là chữ số kiểm tra
Cách tính số chữ số kiểm tra
Các chữ số từ N1N2- N3N4N5N6N7N8N9 được nhân với một số nguyên tố như sau: N1 nhân với 31, N2 nhân với 29, N3 nhân với 23, N4 nhân với 19, N5 nhân với 17, N6 nhân với 13, N7 nhân với 7, N8 nhân với 5, N9 nhân với 3.
Tổng của các tích số này được chia cho 11, lấy số dư của phép chia. Chữ số kiểm tra N10 sẽ là hiệu số của 10 và số dư của phép chia. Nếu chữ số kiểm tra được tính theo công thức trên không bằng N10 thì MST nhập vào không đúng định dạng
Mười số từ N1 đến N10 (theo mô tả ở trên) được cấp cho người nộp thuế độc lập và đơn vị chính
Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999 được đánh theo từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh của người nộp thuế độc lập và đơn vị chính
M1M2M3M4: thể hiện thông tin ký hiệu tờ khai
-TNCN dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền công, tiền lương được ký hiệu trên tên file là 05TL
-XS dành cho cơ sở giao đại lý xổ số trả thu nhập cho đại lý xổ số được ký hiệu trên tên file là 02XS
-BH dành cho cơ sở giao đại lý bảo hiểm trả thu nhập cho đại lý bảo hiểm được ký hiệu trên tên file là 02BH
KK1K2K3K4: thể hiện thông tin kỳ tính thuế của tờ khai
§	
§
(Q109) hoặc năm (2009)
o LL1L2: thể hiện trạng thái và số lần nộp tờ khai (L00 thể hiện trạng thái chính thức, L01 .. L99: thể hiện trạng thái bổ sung tương ứng với số lần bổ sung của tờ khai)
Ví dụ : Tổ chức chi trả có MST 0100100008 do Cục thuế Hà nội quản lý, kê khai tờ khai quyết toán mẫu 05/KK-TNCN , tờ khai chính thức nộp lần đầu. Vậy tên file sẽ như sau: HAN-0100100008000-05TL- Y2009-L00
CQCT có thể sử dụng phần mềm QTTNCN hoặc HTKK do TCT cung cấp để kiểm tra định dạng, cấu trúc cũng như các sai sót dữ liệu của file đã kết xuất. Phần mềm QTTNCN hoặc HTKK và các tài liệu hướng dẫn sử dụng có thể tải tại trang điện tử http:// tncnonline.com.vn hoặc 
Lưu ý: CQCT kiểm tra số liệu khớp giữa bản in ra giấy và file dữ liệu. CQT sẽ yêu cầu gửi lại file dữ liệu nếu có chênh lệch với bản giấy hoặc sai tên, sai cấu trúc, định dạng qui định.
Bƣớc 5: Gửi file dữ liệu quyết toán đến CQT
Đối với các CQCT không sử dụng iHTKK:
Đối với các file dữ liệu đã được kết xuất tại bước 4 ở trên, CQCT có thể gửi file đến cơ quan thuế theo các cách sau:
Gửi qua mạng internet: CQCT truy cập trang http :// tncnonline.com.vn, sử dụng chức năng Gửi dữ liệu để gửi file dữ liệu cho CQT và thực hiện các bước theo hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Gửi trực tiếp tại CQT hoặc qua bưu điện cùng với hồ sơ khai thuế bằng giấy: Tệp dữ liệu sẽ được ghi vào đĩa CD hoặc USB. Tuy nhiên, CQT khuyến khích CQCT gửi file qua internet hoặc qua bưu điện vì trong giai đoạn này số CQCT nộp hồ sơ quyết toán thuế lớn dẫn đến phải xếp hàng chờ đợi, lãng phí thời gian.
Lưu ý:
Chỉ sử dụng 1 hình thức gửi file (trực tiếp, bưu điện, qua mạng internet, iHTKK) cho các tờ khai quyết toán trong 1 lần gửi.
CQCT chú ý kiểm tra số lượng file gửi kèm bằng số hồ sơ giấy (Tờ khai
+ các bảng kê kèm theo của tờ khai)
Đối với các CQCT sử dụng iHTKK
CQCT truy cập vào cổng thông tin điện tử  để gửi dữ liệu cho CQT theo tài liệu hướng dẫn của phần mềm iHTKK tại cổng thông tin điện tử.
Bƣớc 6: Nộp hồ sơ quyết toán đến CQT
(Các CQCT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng sử dụng iHTKK không phải thực hiện bước này).
CQCT gửi hồ sơ khai quyết toán thuế đã in đến cơ quan thuế theo các hình thức như: Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đảm bảo đúng thời hạn theo quy định của Luật thuế TNCN.
Lưu ý:
Đối với các CQCT có gửi hồ sơ giấy và file phải in và gửi kèm trang bìa tệp cùng với hồ sơ giấy.
Đối với các CQCT chỉ gửi hồ sơ giấy không sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai quyết toán thuế không cần gửi kèm trang bìa tệp.
Bƣớc 7: Theo dõi kết quả gửi file
Sau khi gửi hồ sơ QT, file dữ liệu, CQCT có thể truy cập vào cổng thông tin điện tử  để theo dõi kết quả gửi tệp dữ liệu (hoàn thành, bổ sung…)(Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm Gửi file qua mạng trên địa chỉ 
Bƣớc 8: Điều chỉnh số liệu quyết toán
Khi có các sai sót cần điều chỉnh hoặc nhận được thông báo cần điều chỉnh của CQT, CQCT thực hiện điều chỉnh lại số liệu quyết toán, kết xuất lại tệp dữ liệu và gửi cho CQT. Các bước thực hiện bắt đầu từ Bước 3 đến Bước 7 ở trên.
Cách kê khai điều chỉnh, cách đặt tên tệp dữ liệu điều chỉnh theo hướng dẫn kê khai của TCT và trong tài liệu hướng dẫn của các phần mềm.
Lưu ý:TCT cần ghi nhớ tên file điều chỉnh để copy hoặc gửi đúng tệp dữ liệu đã điều chỉnh.
Cung cấp thông tin để hỗ trợ các cá nhân khai quyết toán thuế trực tiếp với CQT
Các phần mềm HTKK và QTTNCN có hỗ trợ các chức năng in số liệu thu nhập đã trả, giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc và số thuế đã khấu trừ của từng người lao động trong năm để cung cấp thông tin cho các cá nhân thực hiện khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Mẫu cung cấp thông tin được in ra theo các chỉ tiêu trên tờ khai và bảng kê phụ lục của tờ khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân (mẫu 09/KK-TNCN và bảng kê 09A/BK-TNCN). Các cá nhân có thể tham khảo các thông tin này khi khai quyết toán thuế TNCN với CQT.
Khi các cá nhân có yêu cầu hoặc sau khi hoàn thành việc chi trả trong năm và quyết toán số thuế TNCN, CQCT sử dụng chức năng In thông tin hỗ trợ quyết toán thuế TNCN cho người lao động để in và cung cấp thông tin hỗ trợ người lao động thực hiện khai quyết toán thuế. Để có thể in được các thông tin này, CQCT cần phải cập nhật đầy đủ số liệu bảng kê thu nhập 05A/BK-TNCN trước khi in.
BÌA TỆP
HỒ SƠ QUYẾT TOÁN THUẾ
(Dùng cho các tổ chức, cá nhân nộp HS quyết toán thuế TNCN có gửi file dữ liệu)
Mã số thuế: (tự điền TT nếu in từ UD QTTNCN và HTKK)
Tên tổ chức/cá nhân chi trả: (tự điền TT nếu in từ UD QTTNCN và HTKK)
 Hồ s ơ QT bao g ồm : 
05/KK-TNCN,  Các bảng kê
02/KK-BH ,	 Các bảng kê
02/KK-XS ,	 Các bảng kê
09/KK-TNCN,  Các bảng kê
Mẫu QT khác và các bảng kê (NNT tự ghi mẫu tờ khai quyết toán bên dưới)
…………………………………………………………………………………………
 Hì nh t hứ c gử i F i l e ( Chỉ gửi file theo 1 hình thức cho tất cả các file tờ khai).
Qua mạng internet,  Trực tiếp,  Bưu điện