Quy trình tạm ứng

QUY TRÌNH TẠM ỨNG
Mục đích
Quy trình này được thiết lập, để đảm bảo cho quá trình tạm ứng được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát.
Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng trong BVU
Trách nhiệm
Kế toán trưởng BVU có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện hiệu quả
Đối tượng liên quan
Người có nhu cầu tạm ứng
Kế toán (KT)
Thủ quỹ (TQ)
Trưởng đơn vị (TĐV)
Kế toán trưởng (KTT)
Phó Hiệu trưởng (Phó HT)
Hiệu trưởng (HT) 
Chủ tịch (CT)
Bước
Lưu đồ hướng dẫn
Đối tượng thực hiện
Biểu mẫu,
Tài liệu, 
Chứng từ
Mô tả chi tiết
1
Nhu cầu tạm ứng
Người tạm ứng
Phiếu đề nghị đi công tác(*)
Phiếu đề nghị tạm ứng
Kế hoạch công tác đã được duyệt dự trù kinh phí
Chứng từ khác liên quan
Khi thực hiện một số công việc mà cần phải trả trước một số tiền cho đối tác, đi công tác thì người thực hiện công việc được phép tạm ứng tiền từ Trường. Các khoản tạm ứng như: chi phí công tác, chi phí hành chánh, chi phí marketing, tạm ứng lương, 
2
Lập phiếu đề nghị tạm ứng
Người tạm ứng
TĐV
Phó HT
Phiếu đề nghị tạm ứng kèm các chứng từ liên quan
Người có nhu cầu tạm ứng lập Phiếu đề nghị tạm ứng kèm theo các chứng từ có liên quan trình TĐV ký => trình Phó HT phụ trách ký duyệt.
Duyệt chi 
3
KTT
HT
Phiếu đề nghị tạm ứng kèm các chứng từ liên quan
Trình KTT kiểm tra =>trình HT ký duyệt.
Chuyển phiếu đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt cho KT lập phiếu chi.
4
Lập phiếu chi
Hạch toán
KT
TQ
KTT
HT
Bộ chứng từ tạm ứng 
KT lập phiếu chi trình KTT => HT ký duyệt => TQ thực hiện chi tiền.
5
Chi tiền
TQ
Người tạm ứng
Bộ chứng từ tạm ứng
Phiếu chi
TQ căn cứ phiếu chi được duyệt thực hiện chi tiền và ghi sổ quỹ.
Phiếu chi được lập 03 liên: người nhận tiền giữ 01 liên, TQ giữ 01 liên và KT giữ 01 liên để lưu chứng từ.
Phiếu chi buộc phải đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên: TQ, KT, KTT, HT và người nhận tiền.
6
Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáo
TQ
KT
Người tạm ứng
Sổ sách kế toán
Sổ quỹ
Báo cáo công nợ tạm ứng
KT đối chiếu số dư tiền mặt với TQ mỗi ngày.
KT ngân hàng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với Ngân hàng.
Đối chiếu số dư tạm ứng với người tạm ứng vào cuối tháng, vào mỗi lần tạm ứng hoặc hoàn ứng.
Kiểm tra số liệu và lập báo cáo công nợ tạm ứng => Gửi báo cáo cho KTT cuối tháng.
Kết thúc
Lưu hồ sơ
KT
Phiếu đề nghị tạm ứng
Phiếu chi
Sổ sách kế toán
KT lưu các chứng từ liên quan đến chi tiền tạm ứng.
(*) Đối với trường hợp tạm ứng chi phí công tác, người tạm ứng phải lập Phiếu đề nghị đi công tác (Biểu mẫu KTTC-BM04) và Giấy đi đường do Phòng Hành chính cấp.