Quy định định mức sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ bảo hộ lao động

QUY ĐỊNH
Định mức sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị 
văn phòng, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ BHLĐ
CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích 
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, xe ôtô dụng cụ BHLĐ và đáp ứng yêu cầu công việc của Công ty.
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục vụ tốt nhất các yêu cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV trong quá trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí.
Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.
	 Các dụng cụ, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ bảo hộ lao động ….được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và hiệu quả.
CHƯƠNG II:
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG
Điều 3: VĂN PHÒNG PHẨM
Aùp dụng đối với các Phòng, Ban, Đơn vị
STT
Tên loại 
Đơn vị
Số lượng
Thời gian sử dụng
Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
1
Đục lỗ
Cái
1
2 năm
2
Bấm gim nhỏ
Cái
1
2 năm
3
Gỡ gim
Cái
1
2 năm
4
Kéo cắt giấy
Cái
1
2 năm
5
Bìa Abba 7P
Cái
10
1 năm
6
Bìa Abba 5P
Cái
10
1 năm
7
Giấy vàng A4
Ram
2
1 tháng
8
Giấy Notetick
Xấp
1
1 tháng
9
Đinh bấm gim lớn
Hộp
1
2 tháng
10
Đinh bấm gim nhỏ
Hộp
1
1 tháng
11
Bìa cây
Cái
5
1 tháng
12
Bìa sơ mi
Cái
5
1 tháng
13
Kẹp bướm đen
Hộp
1
1 tháng
15
Viết bi
Cây
5
1 tháng
16
Viết da quang
Cây
1
3 tháng
17
Viết bảng
Cây
1
2 tháng
18
Viết xoá
Cây
1
3 tháng
19
Bút kim
Cây
2
3 tháng
20
Viết chì
Cây
1
2 tháng
21
Băng keo 5P
Cuộn
1
3 tháng
22
Giấy bìa màu
Tờ
10
1 tháng
23
Hồ dán
Ống
1
1 tháng
24
Ghim hình tam giác
Hộp
1
1 tháng
25
Đĩa mền vi tính
Cái
2
1 tháng
26
Bìa trình ký
Cái
2
1 năm
27
Sổ Name Card
Cuốn
2
1 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG TỔNG HỢP QUẢN LÝ
1
Giấy trắng A3
Ram
1
1 tháng
2
Giấy vàng A4
Ram
5
1 tháng
 Dùng photo
3
Giấy trắng A4
Ram
3
1 tháng
4
Mực con dấu
Lọ
1
2 tháng
4
Mực máy Photo 
Ống
1
1 tháng
6
Bơm mực máy in 
Ống
2
1 tháng
7
Bì thư lớn
Cái
50
1 tháng
8
Bì thư vừa
Cái
20
1 tháng
9
Giấy giới thiệu
Cuốn
2
1 tháng
10
Bì thư nhỏ
Cái
30
1 tháng
11
Giấy Fax
Ống
10
1 tháng
12
Photo bản vẽ
Bản
 Theo N/c
Tổng cộng
Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn định mức (Khi làm hồ sơ thầu, khối lượng công việc phát sinh …. ) phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm và nêu rõ lý do chuyển đến Phòng Tổng hợp để cấp bổ sung và theo dõi tổng hợp báo cáo lãnh đạo. 
Điều 4: Name card và Sổ công tác
Định mức sử dụng cặp công tác, Name Card và Sổ công tác có in lôgo của Công ty
Stt
CHỨC VỤ
ĐỊNH MỨC
 Cặp
công tác
 Name Card
 Sổ công tác 
Sổ công tác
loại mở ngang
loại mở dọc
1
 Tổng Giám đốc
Theo thực tế sử dụng
2
 P. Tổng Giám đốc
 1 Cái/2 năm
1 Hộp/2 tháng
1 Cuốn/6 tháng
 1 Cuốn/6 tháng
3
 Trưởng phòng
 1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/2 tháng
1 Cuốn/năm
1 Cuốn/năm
4
 PT. Phòng
 1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/3 tháng
1 Cuốn/năm
1 Cuốn/năm
5
 Phó Phòng
 1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/4 tháng
1 Cuốn/năm
6
 Nhân viên (KSư)*
1 Hộp/6 tháng
 1 Cuốn/năm
* (Sổ có in logo của Công ty loại mở dọc cấp cấp cho CBCNV thường xuyên đi giao dịch với đối tác bên ngoài)
2. Các trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải giải trình cụ thể.
Điều 5: Cước điện thoại, điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, xăng xe và mức tiền bảo dưỡng xe ôtô, đồ dùng vệ sinh
1.Trường hợp bình thường 
a/ Cước điện thoại (cước Điện thoại, Internet, Fax, VDC)
 Số tiền định mức là: 13.000.000đồng/tháng
b/ Điện sinh thắp sáng và nước sinh hoạt 
Số tiền điện thắp sáng định mức là: 8.000.000đ/tháng
 Số tiền nước định mức là: 400.000đ/tháng
c/ Xăng xe và bảo dưỡng xe ôtô
Định mức xăng xe là: 15lít/100km
Định mức nhớt là: 4 lít/7000km
Tiền rửa xe định mức 150.000đồng/tháng
Phí đường bộ thanh toán theo thực tế trên cơ sở giấy công tác
Việc sửa chữa, thay thế các thiết bị, phụ tùng của xe Ô tô căn cứ vào thời hạn sử dụng của nhà sản xuất trừ trường hợp đặc biệt.
d/ Nước đóng chai tiếp khách
	Định mức: Nước lọc ViKoda 7 thùng/tháng
Thành tiền: 420.000 đ/tháng
đ/ Đồ vệ sinh
Bao gồm:- Giấy vệ sinh
 - Xà bông vệ sinh, sáp thơm, khăn vải vệ sinh..
Mức: 170.000đ/tháng
 2/ Trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải có giải trình cụ thể
Điều 6: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động
Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định mức tiêu chuẩn như sau:
Stt
Tên loại
Số lượng/1 người/1 năm
Số lần cấp
Thời gian cấp
1
Quần áo đồng phục của CBCNV khối văn phòng
03 bộ
1 lần
Đầu năm
2
Quần áo đồng phục cho công nhân 
01 bộ
1 lần
Đầu năm
3
Quần áo bảo hộ lao động (đối với công nhân)
02 bộ
1 lần
Đầu năm 
4
Găng tay bảo hộ
12 đôi
4 lần
Đầu mỗi quý
5
Giầy bata bảo hộ
4 đôi
2 lần
Đầu năm và giữa năm 
6
Giầy da mũi sắt (cấp thợ hàn)
1 đôi
1 lần
Đầu năm
7
Kính hàn(cấp cho thợ hàn)
2 Cái
2 lần
Đầu năm 
& giữa năm 
8
Mũ bảo hộ 
01 Cái
1 lần
Đầu năm 
9
Khẩu trang bảo hộ
12 Cái
6 lần
 2 tháng cấp 1 lần
10
Thắt lưng an toàn
10
Cấp cho Phân xưởng để dùng khi có yêu cầu và nhập lại kho khi kết thúc công trình
11
Tủ thuốc y tế
Dụng cụ và thuốc y tế: bông, gạc, thuốc sát trùng…………
Cấp cho Xưởng và mỗi Công trình 01 tủ thuốc (Chỉ huy công trình có trách nhiệm quản lý và nhập lại kho khi kết thúc công trình) 
4. Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động thì được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc.
CHƯƠNG III:
CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
Điều 7: Trách nhiệm của các Phòng Ban, đơn vị trực thuộc và CBCNV
Phòng Tổng hợp
Phòng Tổng hợp căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để lập kế hoạch mua & cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm.
Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty.
Hằng tháng Phòng Tổng hợp tập hợp số liệu về các dụng cụ sử dụng theo định mức và báo cáo Lãnh đạo Công ty.
Trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải báo cáo cụ thể.
Phòng kế toán
Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua và thanh toán các thiết bị dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định
Các Phòng, Ban chuyên môn, Đơn vị trực thuộc 
Các Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công việc lập phiếu đề nghị cấp dụng cụ, thiết bị nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Tổng hợp để cấp phát và theo dõi.
Các Phòng, Ban, Đơn vị cóù trách nhiệm quản lý, sử dụng các dụng cụ, thiết bị đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Trong trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty.
Riêng các trường hợp phát sinh ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gởi P.Tổng Hợp để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty.
- Hướng dẫn CBCNV trực thuộc sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và tiết kiệm.
4. Riêng Phòng Triển khai dự án
Phòng Triển khai dự án lập bản đề nghị cấp phát các dụng cụ bảo hộ lao động và các thiết bị văn phòng trên cơ sở định mức sử dụng gửi Phòng Tổng hợp để cấp phát.
Trong các trường hợp thi công công trình lớn, số lượng nhân công cần sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động tăng thì Phòng Triển khai dự án có trách nhiệm đề xuất số lượng tăng thêm chuyển về phòng Tổng hợp để trình Tổng Giám đốc quyết định.
Phòng Triển khai dự án phối hợp với Chỉ huy công trình quản lý việc sử dụng và bảo quản các dụng cụ lao động khi giao nhận phải thực hiện thủ tục bàn giao.
Phòng Triển khai dự án có trách quản lý các dụng cụ bảo hộ lao động trong quá trình sử dụng và thu hồi khi khi CBCNV nghỉ việc hoặc chuyển sang bộ phận khác không cần sử dụng các dụng cụ bảo hộ lao động đồng thời nhập lại kho của Công ty.
Phòng Triển khai dự án theo dõi, kiểm tra Phân xưởng và các tại các công trình trong quá trình quản lý sử dụng các dụng cụ BHLĐ nhằm đảm bảo đúng chế độ theo Quy chế của Công ty.
5. CBCNV của Công ty
CBCNV có trách nhiệm sử dụng các dụng cụ thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao động, quần áo đồng phục…. đúng mục đích, hiệu quả.
Trưởng phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CBCNV thuộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết bị, dụng cụ.
Các trường hợp CBCNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty. 
Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao động được cấp phát. CBCNV quản lý trực tiếp sau khi nhận lại các thiết bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho theo quy định chung.
CHƯƠNG IV:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8: Thực hiện
Phòng Tổng hợp có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể: 
Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động ….theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc uỷ quyền về tình hình cấp phát sử dụng theo định mức.
Các Phòng, Ban, Đơn vị và CBCNV tuy theo chức năng, nhiệm vụ của mình phải chấp hành nghiêm các quy định về quản lý sử dụng các thiết bị, dụng cụ được giao đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
Các Phòng, Ban, Đơn vị, CBCNV thực hiện tốt các quy định liên quan đến công tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ thì sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ vi phạm và thiệt hại thực tế sẽ bị kỷ luật theo Quy chế của Công ty.
Quy định này có hiệu lực lực từ ngày ký.
Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC 
PTGĐ,
Các Phòng,Ban, Đơn vị,
Lưu VT.