Qui định quản lý hồ sơ

CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD
QUI ĐỊNH 
QUẢN LÝ HỒ SƠ
Mã tài liệu: HC-14
Hà Nội, 
Bảng theo dõi sửa đổi hồ sơ
Ngày sửa đổi
Vị trí 
Nội dung sửa đổi
Lần sửa
Ghi chú 
Người biên soạn
Phó ban ISO
Giám đốc
Họ và tên
Chữ ký
I/ MỤC ĐÍCH 
Văn bản này quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát, lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và thuận tiện trong khai thác sử dụng.
II/ PHẠM VI
Không có.
III/ ĐỊNH NGHĨA
Hồ sơ: tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại Công ty. Ví dụ: hồ sơ xử lý sự cố máy; hồ sơ tuyển dụng đợt 1 năm 2006; hồ sơ tai nạn lao động, hồ sơ giải quyết đơn thư của khách hàng
Danh mục hồ sơ: tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các ban / phòng.
Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các ban / phòng, kết thúc hồ sơ.
IV/ NỘI DUNG:
Lập danh mục hồ sơ:
Hồ sơ của các ban / phòng phải được phân loại và lập thành Danh mục hồ sơ (biểu HC-14 -BM-01). Căn cứ vào các hồ sơ hiện có, các ban / phòng tổ chức lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình.
Khi có hồ sơ mới phát sinh trong quá trình hoạt động, Trưởng đơn vị phân công cán bộ cập nhật vào Danh mục hồ sơ.
Nếu trong thời gian công tác có phát sinh hay thay đổi nội dung trong Danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật kịp thời, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.
Hệ thống nhận biết hồ sơ
Sau khi kết thúc công việc, hồ sơ trước khi đưa vào tập lưu trữ, người được phân công quản lý hồ sơ phải cập nhật đầy đủ vào danh mục hồ sơ, kiểm tra các dữ liệu trong từng hồ sơ; nếu thiếu phải bổ sung, thừa hoặc không có giá trị thì loại bỏ.
Hồ sơ trong mỗi bộ phải được sắp xếp sao cho đảm bảo rằng:
+ Theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau.
Ví dụ: Nhận hồ sơ thầu 1/2005, tháng 5/2005, tháng 12/2005, .
+ Có sự phân biệt rõ ràng giữa các bộ hồ sơ bằng cách đóng riêng từng tập hoặc dùng nhãn/ giấy ngăn cách.
Mỗi tập hồ sơ được sắp xếp theo một trong những cách thức sau:
+ Tập hợp các văn bản có cùng tên loại (ví dụ: Quyết định...)
+ Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giảnhưng có nội dung về một vấn đề, một sự việc.
+ Sắp xếp theo đơn vị giao dịch: Tất cả văn bản có các vấn đề liên quan đến một đơn vị, một cá nhân
+ Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp các văn bản có liên quan đến vị trí địa lý.
+ Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp các văn bản có cùng thời gian nhất định được lập thành tập hồ sơ.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên trong đơn vị mình mở hồ sơ, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
Sử dụng các loại cặp hoặc bìa hồ sơ (gọi tắt là cặp hồ sơ) thích hợp để mở và lưu hồ sơ.
Mỗi tập hồ sơ phải ghi rõ trên gáy hoặc ngoài bìa mã hiệu và tên hồ sơ theo quy định như sau:
 “ĐV”
 HS ".......”
 “Năm/Hợp đồng/” 
 Mã số: 
 “ĐV”: là tên viết tắt của các ban / phòng theo quy định tại Qui trình Kiểm soát tài liệu,
 HS: viết tắt chữ “Hồ sơ”, được giữ nguyên, 
 “.......”: ghi tên các chủng loại hồ sơ của đơn vị theo danh mục hồ sơ.
 “Năm/Hợp đồng/”  : Tuỳ loại hồ sơ để qui định lưu theo từng quý, năm hoặc theo từng hợp đồng hoặc sản phẩm,  hoặc kết hợp cả năm và chủng loại.
Mã số:  là số thứ tự Hồ sơ của mỗi đơn vị.
Ví dụ 1:
PTNL 
HS Tuyển dụng
Năm : 2006
Mã số: 01
Ví dụ 2:
PKT
HS Sự cố máy xoắn 01
Năm: 2006
Mã số: 02
Ví dụ 3:
KD
HS Hợp đồng kinh tế
Năm: 2006
Mã số: 03
Diễn giải:
Đây là hồ sơ tuyển dụng năm 2006 do Ban PTNL lập và là bộ hồ sơ thứ 01 của Ban PTNL.
Đây là hồ sơ xử lý sự cố máy xoắn số 01, năm 2006 do Phòng Kỹ thuật lập và là bộ hồ sơ thứ 02 của PKT.
Đây là hồ sơ Hợp đồng kinh tế năm 2006 do Ban KD lập và là bộ hồ sơ thứ 03 của Ban KD.
Lưu trữ hồ sơ:
Tất cả các ban / phòng đều phải xác định một vị trí thích hợp để lưu trữ hồ sơ của đơn vị mình và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, quản lý.
Những hồ sơ, tài liệu tại các ban / phòng dựa vào những yêu cầu sau đây để xác định thời gian lưu giữ:
+ Yêu cầu của luật pháp có liên quan,
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ,
+ Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng,
+ Thời gian (vòng đời) của sản phẩm/dịch vụ,
+ Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra.
Ngoài ra, Giám đốc Công ty sẽ thông báo cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan bằng văn bản về sự thay đổi thời gian lưu hồ sơ do:
+ Các yêu cầu hợp đồng cụ thể,
+ Trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm,
+ Luật pháp,
+ Yêu cầu của cơ quan chủ quản.
Tất cả CBCNV của Công ty trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Khi cần có phương pháp lưu trữ khác với quá trình sắp xếp ban đầu, Trưởng các ban / phòng chịu trách nhiệm tổ chức xác định và thực hiện theo nhu cầu nhưng phải đảm bảo phương pháp lưu trữ thích hợp cho mỗi loại hồ sơ sao cho đáp ứng các yêu cầu bảo quản, sử dụng, bảo vệ của từng ban / phòng.
Hồ sơ lưu được lưu trữ bằng cả hai cách: lưu bản cứng vào file và lưu bản mềm trên hệ thống ERP (trực tiếp hoặc scan văn bản).
Bảo quản hồ sơ:
Bộ phận, cá nhân được giao chịu trách nhiệm xây dựng các biện pháp, bảo quản nhằm đảm bảo hồ sơ được lưu trữ tốt trước khi bị huỷ theo quy định.
Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh các yếu tố có thể gây hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của hoá chất. Hồ sơ dựng và xếp lên giá.
Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh) các ban / phòng phải xác định cách thức bảo quản thích hợp.
Khi có nhu cầu về điều kiện bảo quản phải trình kịp thời lên Tổng Giám đốc Công ty để giải quyết.
Trong quá trình bảo quản, các ban / phòng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý. Khi phát hiện bất kỳ sự mất mát/hư hỏng/nguy cơ xảy ra các vấn đề trên phải kịp thời báo cáo với Trưởng các ban / phòng. Trưởng các ban / phòng có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp trong quyền hạn của mình và xin ý kiến Tổng Giám đốc Công ty khi cần.
Tuỳ thuộc tính chất quan trọng các dữ liệu trong hồ sơ, Tổng Giám đốc Công ty quy định mức độ bảo mật các loại hồ sơ, Trưởng các ban / phòng triển khai thực hiện và quy định bổ sung chi tiết (nếu cần) nhưng không được trái với quy định của Công ty.
Tương ứng với mức độ bảo mật, Tổng Giám đốc Công ty phân công cá nhân/đơn vị thực hiện việc bảo quản, lưu trữ thích hợp.
Khi cần thiết, Tổng Giám đốc Công ty xem xét việc ban hành quy định cụ thể đối với các hồ sơ yêu cầu bảo mật cao, kể cả việc xử phạt đối với CBCNV vi phạm.
Sử dụng hồ sơ:
Hồ sơ, tài liệu là tài sản của Công ty, không một cán bộ, chuyên viên nào được tự tiêu huỷ, được chiếm làm của riêng hoặc tự ý mang sang cơ quan khác nếu không được phép của cấp có thẩm quyền.
Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích và phạm vi quyền hạn.
Mọi người khi sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mất mát hư hỏng và không được xáo trộn việc sắp xếp trong các bộ hồ sơ và File hồ sơ.
Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), các nhân viên trong đơn vị quản lý khi sử dụng phải đảm bảo sắp xếp ngăn nắp đúng vị trí lấy ra. Hồ sơ mật khi cần sử dụng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được sử dụng.
Khi các ban / phòng này có nhu cầu sử dụng hồ sơ đơn vị khác phải có sự đồng ý của Trưởng các ban / phòng quản lý hồ sơ. 
Chỉ sao chụp hồ sơ khi thực sự cần thiết và phải có sự đồng ý của Trưởng các ban / phòng quản lý hồ sơ.
Những người ngoài Công ty chỉ được phép xem xét, mượn hồ sơ, tài liệu khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc Công ty .
Việc mượn, trả hồ sơ phải đảm bảo đúng các nguyên tắc không hư hại hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ và tuân theo trình tự sau:
+ Người đề nghị sử dụng hồ sơ viết giấy đề nghị theo mẫu: HC – 14 – BM02 chuyển lên người có thẩm quyền phê duyệt.
+ Người có thẩm quyền phải xem xét đến tính bảo mật của hồ sơ, tính phù hợp với đối tượng để xem xét và ký nhận.
+ Nếu không đồng ý hoặc chưa đồng ý thì giải thích cho người mượn biết, nếu đồng ý thì xác nhận vào giấy đề nghị.
+ Người có thẩm quyền có thể trực tiếp lấy hồ sơ hoặc giao cho người khác thực hiện thủ tục giao nhận. Việc giao nhận hồ sơ phải có biên bản giao nhận hồ sơ theo ma64uL HC – 14 – BM03.
Cập nhật hồ sơ
Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu ghi nhận kết quả thực hiện công việc như đã nêu trong các quy định liên quan đến các quá trình cụ thể.
Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có nhiệm vụ tập hợp (bằng cách thu thập, cập nhật) các bằng chứng có liên quan đến từng vấn đề, từng sự việc cụ thể để đưa vào hồ sơ.
Huỷ hồ sơ
Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồ sơ đã hết hạn lưu trữ được huỷ. 
Phương pháp huỷ theo quy định danh mục hồ sơ chất lượng của Công ty. 
Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm các nội dung: thời gian, địa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bị huỷ, ký tên
Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng. Thành phần của Hội đồng gồm:
+ Tổng Giám đốc Công ty - Chủ tịnh Hội đồng
+ Giám đốc PTNL - Uỷ viên thường trực
+ Trưởng các ban / phòng có tài liệu tiêu huỷ - Uỷ viên
+ Nhân viên lưu trữ - Uỷ viên
V/ BIỂU MẦU KÈM THEO
Danh mục hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 01
Giấy đề nghị mượn hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 02
Biên bản giao nhận hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 03
Danh mục quản lý mượn hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 04
Giấy đề nghị huỷ hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 05
Biên bản huỷ hồ sơ	mã số: HC – 14 – BM 06
----------------------- › & š --------------------------