Mẫu quyết định của ban giám đốc công ty TNHH V/v Ban hành định mức sử dụng VPP, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục và BHLĐ

CÔNG TY TNHH .. =========o0o=========
Số: /QĐ-DHT-2021
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
=========o0o=========
Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2021
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC
CÔNG TY TNHH .
V/v Ban hành định mức sử dụng VPP, 
các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, và BHLĐ
Căn cứ Luật doanh nghiệp ngày 17 tháng 06 năm 2020.
Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Căn cứ vào quy chế tài chính của Công ty.
	- Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của Ban Giám đốc Công ty.
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành định mức sử dụng VPP, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, và BHLĐ cho Cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH .
Điều 2: Các quyết định, quy chế trước đây trái với quyết định, quy chế này đều không còn giá trị.
Điều 3: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Các nhân viên và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện.
Nơi nhận: 
- Như điều 3;
- Lưu: NS.
CÔNG TY TNHH ..
CÔNG TY TNHH 
=========o0o=========
Số: /QĐ-DHT-2021
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
=========o0o=========
Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2021
QUY ĐỊNH
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM, CÁC THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, QUẦN ÁO ĐỒNG PHỤC, VÀ DỤNG CỤ BHLĐ
(Ban hành Kèm theo quyết định số: /QĐ-DHT-2021 ngày 01/ 01/2021 của Giám đốc Công ty)
CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích 
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, dụng cụ BHLĐ và đáp ứng yêu cầu công việc của Công ty.
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục vụ tốt nhất các yêu cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV trong quá trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí.
Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.
	 Các dụng cụ, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quần áo đồng phục, và dụng cụ bảo hộ lao động .được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và hiệu quả.
CHƯƠNG II:
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG
Điều 3: VĂN PHÒNG PHẨM
Áp dụng đối với nhân viên Văn phòng
STT
Tên loại
Đơn vị
Số lượng
Thời gian sử dụng
Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
1
Băng keo
Cuộn
1
1 năm
2
Hồ dán
Hộp
1
1 năm
3
Máy tính casio
Cái
1
2 năm
4
Dao dọc giấy
Cái
1
1 năm
5
Túi cúc bấm
Cái
2
1 tháng
6
Thước kẻ
Cái
1 
1 năm
7
Giấy nhớ
Tệp
1
1 năm
8
File còng cua 7mm
Cái
2
1 năm
9
Bút xóa
Cái
2
1 năm
10
Bút chì
Cái
2
1 năm
11
Bút bi
Cái
1
1 tháng
12
Bút cắm bàn
Cái
2
1 năm
13
Bút dấu dòng
Cái
2 
1 năm
14
Bút viết bảng
Cái
1
1 năm
15
Bút lông dầu
Cái
1
1 năm
16
Tẩy chì
Cái
1
2 năm
17
Kẹp bướm 19mm
Hộp
1
1 năm
18
Kẹp bướm 32mm
Hộp
1
1 năm
19
Kẹp bướm 41mm
Hộp
1
1 năm
20
Kẹp bướm 51mm
Hộp
1
1 năm
21
Đạn ghim nhỏ
Hộp
1
1 năm
22
Đạn ghim to
Hộp
1 
2 năm
23
Ghim cài tam giác
Hộp
1
1 năm
24
Kéo văn phòng
Cái
1
1 năm
25
File 3 ngăn
Cái
1 
2 năm
26
File trình ký
Cái
1
2 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG NHÂN SỰ QUẢN LÝ
1
Giấy trắng A5
Ram
3
1 tháng
2
Giấy trắng A4
Ram
5
1 tháng
3
Mực con dấu
Lọ
1
2 tháng
4
Bơm mực máy in
Ống
2
1 tháng
5
Bì thư lớn
Cái
50
1 tháng
6
Bì thư nhỏ
Cái
300
1 tháng
7
Giấy giới thiệu
Cuốn
1
1 tháng
8
Giấy Fax
Ống
5
1 tháng
9
Sổ nhỏ
Cuốn
5
1 tháng
10
Sổ lớn
Cuốn
5
1 tháng
11
Bìa ngăn trang
Tập
1
1 tháng
12
Giấy than
Tập
1
6 tháng
13
Giấy màu A4
Ram
1
2 tháng
Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn định mức phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm và nêu rõ lý do chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp bổ sung và theo dõi tổng hợp báo cáo lãnh đạo. 
Đối với công nhân sản xuất, khi lĩnh văn phòng phẩm lần đầu, người quản lý trực tiếp viết đề nghị cấp văn phòng phẩm trình Ban giám đốc duyệt, Phòng Nhân sự căn cứ vào đề nghị cấp văn phòng phẩm đã được duyệt, cấp phát cho các đơn vị sản xuất. Những lần lĩnh sau, các đơn vị sản xuất sẽ mang vỏ, hoặc phần còn lại không sử dụng được nữa để đổi lấy vật tư mới.
Điều 4: Name card và Sổ công tác
1.Định mức sử dụng cặp công tác, Name Card và Sổ công tác.
Stt
ĐỊNH MỨC
Chức vụ
Cặp
công tác
Name Card
Sổ công tác
1
Giám đốc
Theo thực tế sử dụng
2
P. Giám đốc
1 Cái/2 năm
1 Hộp/2 tháng
1 Cuốn/6 tháng
3
Trưởng phòng
1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/2 tháng
1 Cuốn/năm
4
PT. Phòng
1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/3 tháng
1 Cuốn/năm
5
Phó Phòng
1 Cái/ 2 năm
1 Hộp/4 tháng
1 Cuốn/năm
6
Nhân viên *
1 Hộp/6 tháng
1 Cuốn/năm
* (Name Card và Sổ công tác cấp cho CBCNV thường xuyên đi giao dịch với đối tác bên ngoài)
2. Các trường hợp phát sinh khác Phòng Nhân sự phải giải trình cụ thể.
Điều 5: Đồ nhu yếu phẩm, đồ dùng vệ sinh
1.Trường hợp bình thường 
- Đồ nhu yếu phẩm
	+ Nước lọc: 1 thùng/tháng
+ Chè: 1kg/tháng
+ Cafe: 1hộp/tháng
+ Trà liptop: 1hộp/tháng
- Đồ vệ sinh
Bao gồm: - Giấy vệ sinh
 - Xà bông vệ sinh, sáp thơm, khăn vải vệ sinh..
Mức: 100.000đ/tháng
 2. Trường hợp phát sinh khác Phòng Nhân sự phải có giải trình cụ thể
Điều 6: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động
Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định mức tiêu chuẩn như sau:
Stt
Tên loại
Số lượng/1 người/1 năm
Số lần cấp
Thời gian cấp
1
Quần áo đồng phục của CBCNV khối văn phòng
03 bộ
1 lần
Đầu năm
2
Quần áo đồng phục cho công nhân
01 bộ
1 lần
Đầu năm
3
Quần áo bảo hộ lao động (đối với công nhân)
02 bộ
1 lần
Đầu năm
4
Găng tay vải
36 đôi
12 lần
Đầu mỗi tháng
5
Găng tay cao su (Cấp tổ in)
12 đôi
12 lần
Đầu mỗi tháng
6
Giầy bata bảo hộ
2 đôi
2 lần
Đầu năm và giữa năm
7
Mũ bảo hộ
01 Cái
1 lần
Đầu năm
8
Khẩu trang bảo hộ
12 Cái
6 lần
2 tháng cấp 1 lần
9
Tủ thuốc y tế
Dụng cụ và thuốc y tế: bông, gạc, thuốc sát trùng
Cấp cho mỗi xưởng 01 tủ thuốc (Quản lý xưởng có trách nhiệm quản lý và xin cấp thêm khi sử dụng hết)
2. Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động thì được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc.
CHƯƠNG III:
CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
Điều 7: Trách nhiệm của các Phòng Ban, và CBCNV
Phòng Nhân sự
Phòng Nhân sự căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để lập kế hoạch mua và cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm.
Phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty.
Hằng tháng Phòng Nhân sự tập hợp số liệu về các dụng cụ sử dụng theo định mức và báo cáo Lãnh đạo Công ty.
Trường hợp phát sinh Phòng Nhân sự phải báo cáo cụ thể.
Phòng kế toán
Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua và thanh toán các thiết bị dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định
Các Phòng, Ban chuyên môn
Các Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công việc lập phiếu đề nghị cấp dụng cụ, thiết bị nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp phát và theo dõi.
Các Phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng các dụng cụ, thiết bị đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Trong trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty.
Riêng các trường hợp phát sinh ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gửi Phòng Nhân sự để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty.
- Hướng dẫn CBCNV trực thuộc sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và tiết kiệm.
4. CBCNV của Công ty
CBCNV có trách nhiệm sử dụng các dụng cụ thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao động, quần áo đồng phục. đúng mục đích, hiệu quả.
Trưởng phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CBCNV thuộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết bị, dụng cụ.
Các trường hợp CBCNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty. 
Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao động được cấp phát. CBCNV quản lý trực tiếp sau khi nhận lại các thiết bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho theo quy định chung.
CHƯƠNG IV:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8: Thực hiện
Phòng Nhân sự có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể: 
Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động .theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền về tình hình cấp phát sử dụng theo định mức.
Các Phòng, Ban, Đơn vị và CBCNV tuy theo chức năng, nhiệm vụ của mình phải chấp hành nghiêm các quy định về quản lý sử dụng các thiết bị, dụng cụ được giao đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
Các Phòng, Ban, Đơn vị, CBCNV thực hiện tốt các quy định liên quan đến công tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ thì sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ vi phạm và thiệt hại thực tế sẽ bị kỷ luật theo Quy chế của Công ty.
Quy định này có hiệu lực lực từ ngày ký.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC 
PGĐ,
Các Phòng,Ban, Đơn vị,
Lưu VT.