Biểu mẫu Quy chế văn hoá doanh nghiệp

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------- o0o --------
Hà Nội, ngày tháng năm 2007
QUY CHẾ
VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP TẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số .. ngày------------- )
Lời nói đầu
Văn hoá doanh nghiệp................... (trong quy chế này gọi là văn hoá doanh nghiệp) là những đặc trưng cơ bản, những chuẩn mực hành vi chung nhất mà tất cả những người đang làm việc tại phải tuân theo. Nó thể hiện bản sắc của doanh nghiệp, là niềm tự hào của cán bộ công nhân viên để họ gắn bó và cống hiến hết mình vì Công ty.
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi và đối tượng thực hiện
Quy chế này quy định những chuẩn mực văn hoá những đối tượng sau đây khi thi hành nhiệm vụ kinh doanh của Công ty phải thực hiện:
1. Nhân viên Công ty;
2. Nhân viên các Chi nhánh công;
Điều 2: Nguyên tắc thực hiện văn hoá doanh nghiệp
Việc thực hiện văn hoá doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc sau đây :
1. Phù hợp với truyền thống văn hoá, mỹ tục và bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện thực tiễn kinh tế - xã hội.
2. Phù hợp với các quy định của pháp luật và các quy chế, quy định quản lý, điều hành Công ty.
3. Phù hợp với chiến lược phát triển Công ty và định hướng xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công, nhân công ty trước mắt và lâu dài.
Điều 3: Mục tiêu của thực hiện văn hoá doanh nghiệp
1. Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của Nhân viên Công ty, các phòng ban, nhân viên các Chi nhánh công ty với khách hàng, với đội ngũ nhân viên với nhau, tạo ra một đội ngũ người lao động mang tính chuyên nghiệp cao, có phẩm chất đạo đức tốt, đạt hiệu quả cao trong lao động và kinh doanh.
Điều 4: Lô gô, thông tin quảng cáo
1. Lô gô của Công ty:
2. Lô gô của Công ty chỉ được sử dụng vào các mục đích của Công ty, không được sử dụng vào mục đích nào khác.
3. Mỗi Nhân viên Công ty phải tôn trọng, có ý thức bảo vệ lô gô Công ty và những thành quả, những giá trị của Công ty.
Điều 5: Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá tại nơi làm việc, hội họp.
2. Sử dụng chất ma tuý trong bất kỳ trường hợp nào.
3. Sử dụng đồ uống có cồn tại Công ty, nơi làm việc của Công ty trừ trường hợp được sự đồng ý của Ban giám đốc Công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách.
4. Sử dụng phương tiện làm việc của Công ty vào các mục đích cá nhân.
5. Tụ tập đông người để tán chuyện, gây rối làm mất an ninh, trật tự nơi làm việc.
6. Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc.
7. Thái độ hống hách, quát nạt, gây phiền hà trong giao tiếp và ứng xử.
CHƯƠNG II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
MỤC I: LỄ PHỤC, TRANG PHỤC
Điều 6: Lễ phục
Lễ phục của  nhân viên là trang phục chính thức được sử dụng trong các nghi lễ chính thức, trong các cuộc họp trọng thể, tiếp khách, đối ngoại:
1. Lễ phục của nam: Bộ Complê, áo sơmi, cà vạt.
2. Lễ phục của nữ: bộ Complê nữ hoặc áo dài
3. Phù hiệu nếu có
Điều 7: Trang phục
1. Đối với Nhân viên làm việc thường xuyên ở Công ty và các chi nhánh trực thuộc, trang phục phải lịch sự, gọn gàng hoặc mặc đồng phục theo quy định (nếu có); không mặc áo phông, trang phục loè loẹt; không đi dép lê khi làm việc.
MỤC II: GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN
Điều 8: Giao tiếp và ứng xử của nhân viên Công ty
1. Trong khi làm việc phải tuân thủ nghiêm túc nội quy, các quy chế của Công ty, và các quy định pháp luật.
2. Trong giao tiếp, ứng xử phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, phải có thái độ tôn trọng, lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp phải mạnh lạc, rõ ràng. Khi giao tiếp với người nước ngoài, nếu không thông thạo ngôn ngữ thì phải sử dụng phiên dịch do Công ty bố trí.
Điều 9: Những quy định cụ thể về giao tiếp, ứng xử
1. Đối với khách hàng:
Giao tiếp ứng xử khi làm việc với khách hàng tôn trọng, lịch sự với khách hàng, bảo vệ được thương hiệu Công ty, làm hài lòng khách hàng và phải được chuẩn bị chu đáo, cụ thể, có nội dung thiết thực.
2. Đối với cấp dưới:
Cấp trên khi giao tiếp với cấp dưới phải nhã nhặn, chân thành, thẳng thắn, lắng nghe và tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị. Khi cần hướng dẫn hoặc giải thích thì nội dung giải thích, hướng dẫn phải rõ ràng, cụ thể và đúng các quy định về nội dung liên quan đến công việc.
Phải có thái độ khôn khéo, kiên quyết khi xử trí những trường hợp nhạy cảm.
3. Đối với đồng nghiệp:
Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện hợp tác giúp đỡ lẫn nhau.
4. Đối với cấp trên:
Trong giao tiếp ứng xử phải đúng mực, lễ phép.
Điều 10: Ứng xử giao tiếp trên điện thoại, thư điện tử, trên các phương tiện truyền thông khác
Nhân viên Công ty khi sử dụng điện thoại (cố định, di động), thư điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác để giao dịch phải nhã nhặn, lịch sự và tôn trọng người đối thoại, phải xưng rõ tên, chức danh của mình. Trong quá trình giao dịch phải lựa chọn thông tin chính xác, trung thực và đẩy đủ để có được kết quả giao dịch tốt nhất, không được tự động cắt điện thoại đột ngột khi đang đàm thoại.
Điều 11: Văn hóa cuộc họp
Hội họp là công việc cần thiết  và tất yếu trong công tác quản lý, điều hành của công ty. Và sẽ không có gì đáng nói, nếu cuộc họp nào cũng có nội dung cụ thể, cách làm việc khoa học và mang lại hiệu quả thiết thực.
1. Nghi thức cuộc họp:
Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp. 
Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh.
Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thoả mãn 2 điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu và không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 5 phút.
Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại
Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp.
Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.
Tránh ngắt lời người khác.
Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến.
Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu.
Tham dự hội họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời cuộc họp khi cuộc họp chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi người chủ trì nói chuyện.
Cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung trong phòng họp.
2. Chỗ ngồi trong buổi họp
Trong các buổi họp có đối tác:
Lãnh đạo cấp cao của Công ty ngồi vào ghế chủ toạ.
Đối tác ngồi đối diện với Lãnh đạo.
Người quan trọng thứ hai của công ty ngồi phía bên tay phải của lãnh đạo công ty
Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác.
Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).
Trong các buổi họp nội bộ:
Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào.
Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí ngay bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo.
Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo.
Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn). 
MỤC III: THỰC HIỆN NHIỆM VỤ, CÔNG TÁC ĐƯỢC GIAO
Điều 12: Thời gian làm việc
1. Tuỳ theo điều kiện làm việc cụ thể, Giám đốc Công ty quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi cụ thể theo đúng quy định của Bộ luật lao động.
2. Một ngày làm việc phải đảm bảo thời gian làm việc hiệu quả là 8 giờ, một tuần tối thiểu phải làm việc 44 giờ.
Điều 13: Trong quá trình thao tác công việc
1. Nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ phải làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tập trung sức lực và trí tuệ vào công việc được phân công và không làm việc riêng.
2. Phải có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhau, khi thực hiện công việc phải đúng quy trình và thao tác nghiệp vụ đã được quy định.
3. Khi làm việc với cấp trên phải báo cáo trung thực, chính xác, rõ ràng và phải có sự chuẩn bị trước, không được tự ý bóp méo sự thật, xuyên tạc thực tế để mưu lợi cá nhân.
4. Tôn trọng cấp trên, khi gặp cấp trên, chủ động chào hỏi trước, ở vị trí cấp dưới khi đến làm việc với cấp trên gặp trường hợp cấp trên đang làm việc với đối tác hoặc người khác có vị trí cao hơn mình không được tự ý xen ngang, nói trước khi được hỏi; trong trường hợp có việc cần kíp phải xin phép cấp trên cho phép trình bày trước, khi cho phép mới được báo cáo và xin ý kiến.
5. Trong các cuộc giao dịch, đám phán với đối tác, ở vị trí cấp dưới không được tự ý nói xen ngang, nói trước khi được hỏi; trong trường hợp có việc cần kíp phải xin phép cấp trên cho phép trình bày, khi cho phép mới được phát biểu ý kiến đàm phán.
6. Trong các cuộc họp nội bộ, từng thành viên có ý kiến theo sự điều hành của người chủ trì, không nói xen, nói đệm; không được tự ý phát biểu trong khi người khác trình bày.
7. Đảm bảo vệ sinh môi trường, phòng làm việc phải gọn gàng sạch sẽ.
8. Thực hành tiết kiệm.
CHƯƠNG III
BÀI TRÍ NƠI LÀM VIỆC
MỤC I: TREO QUỐC KỲ, CỜ DOANH NGHIỆP
Điều 14: Treo quốc kỳ, cờ doanh nghiệp
1. Treo cờ:
a) Tại cơ quan công ty:
Treo Quốc kỳ vào các dịp sau:
- Thứ hai hàng tuần;
- Các ngày lễ theo quy định của Nhà nước và Thành phố .
- Các dịp hội nghị của Công ty ;
- Kỷ niệm thành lập Công ty.
b) Treo cờ Doanh nghiệp:
- Hàng ngày.
- Tại các chi nhánh Công ty.
2. Vị trí treo cờ:
Cờ được treo ở vị trí trang trọng.
MỤC II: BÀI TRÍ NƠI LÀM VIỆC
Điều 15: Biển tên cơ quan
1. Biển tên Công ty :
- Biển tên Công ty có nội dung: được ghi rõ ràng bằng tiếng Việt, tên giao dịch bằng tiếng Anh và có đầy đủ địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax.
- Biển tên Công ty được đặt tại cổng chính Công ty.
2. Biển tên các Chi nhánh công ty
- Biển tên các Chi nhánh công ty có nội dung: , tên đơn vị trực thuộc, địa chỉ, số điện thoại, Fax.
- Biển tên các Chi nhánh công ty được đặt ở vị trí trang trọng trong khu vực đặt trụ sở hoặc cơ sở giao dịch chính.
3. Biển quảng bá doanh nghiệp tại các dự án
- Tại các dự án Công ty nhận thầu phải có biển quảng bá Công ty. Biển quảng bá Công ty có các nội dung sau: , Lô gô Công ty, Tên dự án, địa vị Công ty tại dự án, địa chỉ dự án, địa chỉ và số điện thoại, số Fax, E.mail Công ty.
- Kích thước, chất liệu, nội dung chi tiết vị trí đặt từng biển quảng bá do Giám đốc Công ty quy định cụ thể.
Điều 16: Phòng làm việc
1. Phòng làm việc của Nhân viên Công ty và các Chi nhánh công ty phải có biển ghi tên phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của phòng và đơn vị. Đối với phòng làm việc của cán bộ từ Kế toán trưởng, Phó Giám đốc trở lên phải ghi đầy đủ họ tên, chức danh cán bộ.
2. Trong phòng làm việc đảm bảo sắp xếp bàn ghế, tài liệu, phương tiện làm việc gọn gàng ngăn nắp thuận tiện cho công tác. 
3. Không thắp hương, không lập bàn thờ trong phòng làm việc.
Điều 17:Khu vực để phương tiện giao thông
1. Công ty bố trí khu vực để phương tiện giao thông (xe ô tô con, xe máy, xe đạp và phương tiện giao thông khác) cho nhân viên Công ty và khách đến giao dịch công tác.
2. Nơi để xe phải đảm bảo an toàn, trật tự và đảm bảo tuyệt đối các quy định về nơi để xe và phòng chống cháy nổ.
CHƯƠNG IV
ỨNG XỬ CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN
Điều 18: Thực hiện các chế độ, chính sách
Công ty có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách và các quy định khác của pháp luật đối với nhân viên Công ty.
Điều 19: Quà tặng
1. Công ty có quà tặng hằng năm cho nhân viên trong các dịp sau:
- Sinh nhật nhân viên.
- Dịp tết Dương lịch, tết Âm lịch, Quốc tế lao động 1/5 và Quốc khánh 2/9..
Điều 20: Tổ chức học tập, tham quan, nghỉ mát
Tuỳ theo điều kiện kinh doanh hằng năm, Công ty tổ chức cho cán bộ, nhân viên Công ty học tập, tham quan, nghỉ mát để nâng cao trình độ và tăng cường sức khoẻ cho cán bộ, công nhân viên.
Điều 21: Ứng xử của Công ty với gia đình nhân viên
Ứng xử của Công ty khi nhân viên Công ty lấy vợ (hoặc chồng); bản thân nhân viên ốm đau, thương tật; thân nhân nhân viên qua đời.
1. Công ty có tặng phẩm khi nhân viên Công ty lấy vợ hoặc chồng ;
2. Khi nhân viên Công ty ốm đau, thương tật, Công ty sẽ tổ chức thăm hỏi động viên và tặng quà ;
3. Bản thân nhân viên; thân nhân nhân viên (bao gồm cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ hoặc chồng; vợ, chồng, con đẻ, con nuôi) không may qua đời, Công ty sẽ tổ chức phúng viếng, khi có yêu cầu của gia đình tang chủ Công ty sẽ tham gia hoặc chủ trì tổ chức tang lễ cho người quá cố.
Giám đốc Công ty quy định cụ thể về nguồn tài chính, mức hỗ trợ và phân cấp thực hiện nội dung này.
Điều 22: Tương thân tương ái, hỗ trợ nhau trong những lúc khó khăn hoạn nạn
1. Bản thân nhân viên; gia đình nhân viên Công ty gặp khó khăn hoạn nạn trong cuộc sống sẽ được:
- Công ty quan tâm giúp đỡ, hỗ trợ bằng tiền hoặc hiện vật ;
- Bằng tấm lòng tương thân tương ái của tập thể nhân viên Công ty. Công đoàn Công ty tổ chức vận động để các cá nhân nhân viên đóng góp khoản hỗ trợ này.
2. Công ty và nhân viên Công ty hưởng ứng với tinh thần cao nhất các cuộc vận động vì người nghèo hoặc hỗ trợ các nạn nhân có sự cố xảy ra.
Điều 23: Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành;
2. Các thành viên HĐQT, Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các nhân viên trong toàn Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.
-
Nơi nhận:
-Ban Giám đốc Công ty;
-Trưởng các phòng ban;
-Lưu HCNS.
 GIÁM ĐỐC