Bảng theo dõi tính hiệu lực

Số kiểm soát: ........................
BẢNG THEO DÕI TÍNH HIỆU LỰC
STT
ĐÓNG DẤU
NGƯỜI ĐÓNG DẤU
NGÀY
BIÊN SOẠN 
KIỂM TRA 
PHÊ DUYỆT 
Họ và tên
Ký
Ngày
MỤC ĐÍCH
Quy định một phương pháp thống nhất cho việc tìm kiếm và lựa chọn được những CBNV có kiến thức, có kỹ năng, có năng lực, có động cơ làm việc phù hợp và đáp ứng được các yêu cầu của các vị trí công việc tại Công ty XYZ .
PHẠM VI ÁP DỤNG
Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng trên toàn hệ thống Công ty XYZ .
Đối tượng áp dụng
Quy trình này áp dụng đối với việc tuyển dụng các nhân viên mới
Trường hợp ngoại lệ
Riêng đối với việc tuyển dụng các cán bộ quản lý từ cấp Phó phòng/ban trở lên, các Chuyên viên cao cấp đã có kinh nghiệm lâu năm tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính hay các doanh nghiệp khác thực hiện theo quy định tại Quy trình tuyển dụng và đề bạt cán bộ.
TÀI LIỆU THAM CHIẾU
Nguồn tài liệu nội bộ
Sổ tay chất lượng
Nguồn tài liệu bên ngoài
Bộ luật lao động hiện hành
ĐỊNH NGHĨA
Sử dụng các từ viết tắt trong Sổ tay chất lượng
Các cụm từ được viết tắt
TGĐ	: Tổng giám đốc
HĐQT	: Hội đồng Quản trị
CBNV	: Cán bộ Nhân viên.
Phòng QLNS	: Phòng Quản lý Nhân sự và Đào tạo.
TOEFL	: Test Of English As Foreign Language 
IELTS	: International English Language Testing System
TOEIC	: Test Of English Language For International Communication
GMAT	: Graduate Management Admission Test.
IQ	: Intelligence Quotient
TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
TRÁCH NHIỆM
TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
THAM CHIẾU
Phòng QLNS/Các đơn vị
Phê duyệt
Lập kế hoạch nhân sự
Lập kế hoạch tuyển dụng
Xác định nhu cầu
Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ và sơ tuyển
Tổ chức thi tuyển
Thông báo kết quả
Tiếp nhận nhân viên mới
N
Y
Y
N
Xem điểm 6.1
Phòng QLNS
Xem điểm 6.2
TGĐ/HĐQT
Xem điểm 6.3
Phòng QLNS/Bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà nội
Xem điểm 6.4
TGĐ
Xem điểm 6.5
Phòng QLNS/Bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà nội
Xem điểm 6.6
Xem điểm 6.7
Xem điểm 6.8
Xem điểm 6.9
Phòng QLNS/Bộ phận văn phòng các đơn vị không thuộc Hà nội/các đơn vị
Xem điểm 6.10
DIỄN GIẢI THỰC HIỆN
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, hàng năm các đơn vị trong toàn Hệ thống Công ty XYZ lập kế hoạch nhân sự của đơn vị theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/01 và gửi về Phòng QLNS trước ngày 20 tháng 11.
Lập kế hoạch nhân sự
Phòng QLNS có trách nhiệm xem xét và tổng hợp kế hoạch nhân sự của các đơn vị, trên cơ sở đó xác định nhu cầu về nhân sự của Công ty XYZ trong năm kế hoạch, xây dựng dự thảo kế hoạch nhân sự của cả Hệ thống theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/02 trình lên TGĐ xem xét và phê duyệt.
Phê duyệt kế hoạch Nhân sự
Dự thảo Kế hoạch Nhân sự sau khi đã được TGĐ xem xét và phê duyệt sẽ chính thức được trình lên HĐQT xem xét và phê duyệt.
Sau khi kế hoạch nhân sự đã được HĐQT phê duyệt, TGĐ sẽ thông báo định biên của các đơn vị trong năm kế hoạch theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/03.
Lập kế hoạch tuyển dụng
TGĐ ra quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng, thành phần được xác định như sau:
Hội đồng tuyển dụng tại Hội sở thực hiện việc tuyển dụng Cán bộ Nhân viên cho các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội, thành phần gồm:
Chủ tịch Hội đồng là: TGĐ.
Các thành viên khác: Ban TGĐ, Trưởng Phòng QLNS và Trưởng các Phòng/Ban chuyên môn nghiệp vụ có liên quan.
Hội đồng tuyển dụng tại các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội gồm:
Theo sự uỷ quyền của TGĐ, Giám đốc Chi nhánh là Chủ tịch.
Các thành viên khác: Trưởng Phòng QLNS – Hội sở, Phó giám đốc Chi nhánh, Trưởng các Phòng/Ban chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan và Phụ trách công tác Văn phòng tại Chi nhánh. 
Trước khi lập kế hoạch tuyển dụng, Phòng QLNS cần phối hợp với các đơn vị muốn tuyển dụng kiểm tra lại nhu cầu tuyển dụng:
Nếu vị trí tuyển dụng là chưa cần thiết, Ngân hàng có thể thay thế bằng cách mở rộng công việc (giao thêm nhiệm vụ cho CBNV hiện tại và đào tạo lại để họ có thể thực hiện tốt công việc được giao).
Nếu vị trí tuyển dụng là cần thiết, Phòng QLNS sẽ rà soát lại các vị trí cần tuyển dụng đã có Bản mô tả công việc hay chưa, nếu chưa có, các đơn vị có liên quan có trách nhiệm phối hợp với Phòng QLNS để xây dựng tài liệu này.
Căn cứ vào định biên đã được phê duyệt, Phòng QLNS có trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng cho các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội.
Bộ phận Văn phòng tại các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội có trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng của Chi nhánh và gửi về Phòng QLNS xem xét và tổng hợp.
Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng được Phòng QLNS trình lên TGĐ xem xét và phê duyệt trước khi cho tổ chức thực hiện.
Thông báo tuyển dụng
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được TGĐ xem xét và phê duyệt, Phòng QLNS thuộc Hội sở, bộ phận Văn Phòng thuộc các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội có trách nhiệm:
Thông báo tuyển dụng công khai trong nội bộ Ngân hàng.
Quảng cáo trên một số phương tiện thông tin đại chúng.
Liên hệ với các trường đại học, cao đẳng có đào tạo các chuyên ngành mà Ngân hàng muốn tuyển dụng hoặc các Công ty tư vấn và môi giới về lao động, Trung tâm xúc tiến việc làm (khi thấy cần thiết). 
Thu thập hồ sơ và sơ tuyển
Mọi ứng viên thi tuyển vào Công ty XYZ phải hoàn thành bộ hồ sơ gồm:
Đơn xin việc theo mẫu của Ngân hàng có mã hiệu MB-TDNS/04
Bản sao có công chứng: Các văn bằng chứng chỉ, chứng minh thư Nhân dân;
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Cơ quan hoặc chính quyền địa phương, giấy khám sức khoẻ còn hiệu lực, 04 ảnh 3x4cm, các văn bản liên quan tới quá trình công tác (nếu có), 02 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ liên lạc.
Căn cứ vào tiêu chuẩn đã được đề ra đối với mỗi vị trí công việc trong Bản mô tả công việc, hồ sơ của các ứng viên được Phòng QLNS (đối với các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội) và bộ phận Văn phòng (đối với các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà nội) sơ tuyển trước khi lên danh sách thi tuyển chính thức.
Tổ chức thi tuyển và phỏng vấn
Ghi chú: Các vòng thi dưới dây không áp dụng đối với việc tuyển dụng các nhân viên lao động giản đơn như: Nhân viên Văn phòng Tổng hợp, Nhân viên Lái xe, Nhân viên Ngân quỹ, Nhân viên Tạp vụ, Lao động Thời vụ, Lao động làm việc theo Hợp đồng khoán gọn công việc.
Vòng 1- Thi kiến thức tổng hợp
Đề thi kiến thức tổng hợp trên toàn Hệ thống sẽ do Hội đồng tuyển dụng tại Hội sở ra đề và chấm bài thi (khi cần thiết Hội đồng Tuyển dụng tại Hội sở có thể thuê các Chuyên gia Tư vấn ra đề và chấm bài thi kiến thức tổng hợp).
Kết quả thi kiến thức tổng hợp sẽ được thông báo công khai tới các ứng viên tham gia thi tuyển.
Vòng 2 – Thi tiếng Anh
Đối với các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội và Thành Phố Hồ Chi Minh: Sẽ lấy kết quả thi tiếng Anh TOEIC, TOEFL hoặc IELTS để xem xét.
Đối với các Chi nhánh khác: Đề thi tiếng Anh sẽ do Chi nhánh tự ra đề và chấm bài thi (khi cần thiết Chi nhánh có thể thuê các Chuyên gia tư vấn ra đề và chấm bài thi). Khi điều kiện cho phép Chi nhánh có thể lấy kết quả thi tiếng Anh TOEIC, TOEFL hoặc IELTS để xem xét.
Các đơn vị có thể tổ chức cho các ứng viên thi trắc nghiệm GMAT, IQ và trắc nghiệm tâm lý, kiểm tra trình độ tin học để làm cơ sở khi lựa chọn các ứng viên được vào phỏng vấn.
Vòng 3 – Phỏng vấn
Căn cứ vào kết quả thi của vòng 1 và vòng 2 (trong đó kết quả thi chuyên môn, nghiệp vụ làm căn cứ chính) Hội đồng tuyển dụng sẽ quyết định danh sách các ứng viên được vào vòng phỏng vấn.
Hội đồng phỏng vấn gồm các thành viên Hội đồng tuyển dụng và Trưởng các Phòng/Ban Chuyên môn nghiệp vụ có liên quan, khi cần thiết có thể mời thêm các Chuyên gia tư vấn bên ngoài cùng tham gia.
Thông báo kết quả
Đối với các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội: Căn cứ vào kết quả phỏng vấn, Hội đồng Tuyển dụng tại Hội sở sẽ xem xét và quyết định các trường hợp trúng tuyển. Biên bản họp Hội đồng Tuyển dụng tại Hội sở được lưu tại hồ sơ tuyển dụng của Phòng QLNS.
Đối với các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội: Căn cứ vào kết quả phỏng vấn, Hội đồng Tuyển dụng tại Chi nhánh có trách nhiệm lập Biên bản họp Hội đồng Tuyển dụng và gửi về Phòng QLNS để xem xét, tổng hợp và trình lên TGĐ phê duyệt trước khi thông báo chính thức tiếp nhận.
Các trường hợp trúng tuyển sẽ được thông báo theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/05.
Các trường hợp đã được vào phỏng vấn nhưng chưa được tuyển dụng sẽ được thông báo theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/06.
Tiếp nhận Nhân viên mới
Các ứng viên trúng tuyển đều phải làm Bản cam kết theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/07 và nhận Bản mô tả công việc và các tài liệu khác do Phòng QLNS chuẩn bị (đối các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội) hoặc do bộ phận Văn phòng tại các Chi nhánh chuẩn bị (đối với các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội).
TGĐ sẽ trực tiếp ban hành quyết định tiếp nhận các trường hợp trúng tuyển theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/08.
Thời gian thử việc áp dụng đối với nhân viên mới là 02 tháng tính từ ngày được tiếp nhận vào làm việc tại Công ty XYZ (các trường hợp đã có kinh nghiệm công tác lâu năm, thời gian thử việc có thể rút ngắn nhưng phải do TGĐ trực tiếp xem xét và quyết định), hết thời gian thử việc các nhân viên mới có trách nhiệm làm báo cáo thử việc theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/09 và gửi về Phòng QLNS trước khi hết thời hạn thử việc là 03 ngày, Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Học việc do TGĐ ban hành theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/10 (đối với các Phòng ban thuộc Hội sở) và mẫu có mã hiệu MB-TDNS/11 (đối với các Chi nhánh). 
Thời gian học việc là 06 tháng tính từ khi ký Hợp đồng Học việc theo mẫu MB-TDNS/12 (các trường hợp đã có kinh nghiệm công tác lâu năm, thời gian học việc có thể được rút ngắn nhưng phải do TGĐ trực tiếp xem xét và quyết đinh), hết thời gian học việc các nhân viên học việc có trách nhiệm làm báo cáo học việc theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/13 và gửi về Phòng QLNS trước khi hết thời hạn học việc là 03 ngày. Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Lao động chính thức đối với Nhân viên học việc khi hết thời gian học việc (thời gian học việc có thể kéo dài trên 6 tháng nếu hết thời gian học việc mà Nhân viên học việc vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu để trở thành Nhân viên chính thức của Ngân hàng) do TGĐ ban hành và theo mẫu có mã hiệu MB-TDNS/14 (đối với các Phòng/ Ban thuộc Hội sở) và mẫu có mã hiệu MB-TDNS/15 (đối với các Chi nhánh).
CÁC MẪU BIỂU KÈM THEO
STT
MÃ HIỆU
TÊN MẪU BIỂU
MB-TDNS/01 
Kế hoạch nhân sự tại các đơn vị
MB-TDNS/02 
Kế hoạch nhân sự toàn hệ thống
MB-TDNS/03 
Phê duyệt định biên nhân sự của các đơn vị
MB-TDNS/04
Đơn xin việc
MB-TDNS/05 
Thông báo trúng tuyển
MB-TDNS/06 
Thông báo không trung tuyển 
MB-TDNS/07 
Giấy cam kết 
MB-TDNS/08 
Quyết định tiếp nhận nhân viên mới
MB-TDNS/09 
Báo cáo thử việc
MB-TDNS/10 
Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Học việc (áp dụng đối với Hội sở)
MB-TDNS/11 
Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Học việc (áp dụng đối với các Chi nhánh)
MB-TDNS/12 
Hợp đồng học việc
MB-TDNS/13 
Báo cáo học việc
MB-TDNS/14 
Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Lao động chính thức(áp dụng đối với các Phòng/ban Hội sở)
MB-TDNS/15 
Quyết định xếp lương và ký Hợp đồng Lao động chính thức (áp dụng đối với các Chi nhánh)
QUY ĐỊNH LƯU HỒ SƠ
STT
TÊN MẪU
ĐỊA ĐIỂM
PHƯƠNG PHÁP
THỜI GIAN
HUỶ
1
Hồ sơ cá nhân (đơn xin việc, giấy cam kết, lý lịch tự khai, văn bằng sao, Quyết định tiếp nhận, nâng lương , bậc, khen thưởng , Kỷ luật, Hợp đồng lao động)
Phòng QLNS, Văn Phòng tại Chi nhánh
Theo từng túi hồ sơ cá nhân tại Phòng QLNS và Văn phòng Chi nhánh
Trong thời gian làm việc tại Công ty XYZ 
Không huỷ
2
Kế hoạch nhân sự toàn hệ thống
Trong file kế hoạch nhân sự tại Phòng QLNS
5 năm
Máy xén
3
Phê duyệt định biên nhân sự
Trong file kế hoạch nhân sự tại Phòng QLNS
5 năm
Máy xén
4
Kế hoạch tuyển dụng cho các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội
Trong file tuyển dụng tại Phòng QLNS
5 năm
Máy xén
5
Kế hoạch tuyển dụng cho các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội
Phòng QLNS, Văn Phòng tại Chi nhánh
- Trong file tuyển dụng tại Phòng QLNS.
- Trong file tuyển dụng tại bộ phận Văn Phòng các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội
5 năm
Máy xén
6
Biên bản họp Hội đồng tuyển dụng tại Hội sở (đối với các đơn vị thuộc khu vực Hà Nội)
Phòng QLNS
Trong file tuyển dụng tại Phòng QLNS
5 năm
Máy xén
7
Biên bản họp Hội đồng tuyển dụng tại Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội
Phòng QLNS,
Văn phòng Chi nhánh
-Trong file tuyển dụng tại Phòng QLNS.
- Trong file tuyển dụng tại bộ phận Văn Phòng các Chi nhánh không thuộc khu vực Hà Nội.
5 năm
Máy xén