Bảng mô tả công việc chuyên viên xuất nhập khẩu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU
Bộ phận
Phòng xuất nhập khẩu
Chức danh
Chuyên viên xuất nhập khẩu
Mã công việc
XNK-CV
Cán bộ quản lý trực tiếp
Trưởng phòng
Mô tả công việc chuyên viên xuất nhập khẩu:
Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng.
Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương.
Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh.
Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài.
Dịch tài liệu tiếng Anh.
Thực hiện công tác đối ngoại khác.
Trách nhiệm của chuyên viên xuất nhập khẩu:
Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu.
Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.
Tìm kiếm khách hàng thông quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com
Check mail và trả lời thông tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xuyên về các khách hàng phát sinh.
Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.
Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng.
Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.
Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.
Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh
Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước.
Sử dụng thành thạo các công cụ Trade Tools.
Quản lý khách hàng xuất nhập khẩu
Tìm kiếm khách hàng thông qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế.
Trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư hỏi hàng cần phân định rõ và chăm sóc.
Một là thư sẽ gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình.
Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ trao đổi tiếp.
Tìm kiếm khách hàng thông qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị...
Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa hai bên.
Tiếp nhận đơn hàng và làm thủ tục giao hang XNK
Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.
Tính toán số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ (thể tích có thể chất 26.5cm3) hoặc 1 cont 40′.
Mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký và yêu cầu scan mail lại chi mình.
Làm đơn hàng mail xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp ứng được không? Thời gian giao hàng? Sau đó thông tin về quy cách, thông tin in trên cartons, mã QR...
Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán tiền deposit 30%, 50% hoặc TT trả trước 100% hoặc yêu cầu khách mở L/C.
Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với khách hàng.
Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không.
Khai hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng.
Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ mail lại Bill nháp cho mình, mình kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender (hoặc switch bill theo yêu cầu...).
Chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O.
Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng lấy hàng ở đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh toán.
Các công việc khác của chuyên viên XNK
Trả lời email, văn bản với đối tác (yêu cầu thông qua Trưởng phòng, GĐ)
Giao tiếp, giao dịch với đối tác với thái độ cởi mở, hòa nhã. Nếu có phát sinh trong công việc phải báo cáo với người quản lý trực tiếp hoặc Tổng Giám Đốc để kịp thời giải quyết phát sinh.
Tự chịu trách nhiệm trong các văn bản dịch thuật.
Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.
Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp.
Yêu cầu:
Trình độ chuyên môn: Đại học hoặc trên đại học, ưu tiên được đào tạo về nghiệp vụ Ngoại Thương hoặc kỹ thuật công nghệ; 
Kiến thức:
Hiểu biết về Nghiệp vụ Ngọai thương,
Hiểu biết về quy trình cơ bản của công nghệ; các nguyên liệu và sản phẩm ngành công nghệ,
Ngọai ngữ (Tiếng Anh): cao cấp
Vi tính văn phòng: Sử dụng thành thạo phục vụ cho công việc,
Hoạch định công việc trong đơn vị
Phân công, uỷ thác công việc cho CBNV
Đào tạo và hướng dẫn công việc.
Đào tạo cán bộ kế cận.
Kỹ năng giao tiếp.
Trung thực
Năng động, nhạy bén.
Tầm nhìn rộng.
Có khả năng đàm phán tốt.