Các mẫu biểu, sổ sách tại bộ phận lễ tân

PHỤ LỤC
CÁC MẪU BIỂU, SỔ SÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN
KHÁCH SẠN
RESERVATION FORM
Phiếu đặt buồng
New Đặt mới
Cancellation 
Amendment 
Waitist 
Name Tên khách:
Arrival Date Ngày đến:
Arrival Flight Số chuyến bay:
Depart Date Ngày đi:
E.T.A Giờ dự định đến:
Room tyte Loại buồng
No of PAX/Room
Số lượng khách/buồng
No of Room
Số lượng buồng
Rate confirmfed
Giá thỏa thuận
 Suite Buồng đặc biệt
 Deluxe Buồng sang trọng
 Standard Buồng tiêu chuẩn
Total Tổng số
 Room Only Room + BF Half board Full board
Contact person Người đặt buồng:
Guarantee Đảm bảo
Non Guarantee Không đảm bảo
Company Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan:
Deposit
Đặt cọc
Amount Số tiền:
Ex/Date Thời hạn:
Credit Card
Thẻ tín dụng
CC N0 số thẻ
Ex/Date Thời hạn:
Contact Tel/Fax No Điện thoại/Fax liên hệ:
Company Account
Cơ quan đảm bảo
Company Tên, địa chỉ, số ĐT của cơ quan đảm bảo:
Charge To Hình thức (trách nhiệm) thanh toán:
Special Services Các dịch vụ đặ biệt khác:
Remark Ghi chú:
Date Ngày lập:
Taken by:
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR
PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR
Tên hãng lữ hành (cơ quan, đoàn thể).Địa chỉ.
Số điện thoạiSố faxEmail....
Lần ở 1 từ.đến(đêm). Giờ đến.....
Lần ở 2 từ.đến(đêm). Giờ đến.....
Tổng số đêm ởTrưởng đoàn...
Số lượng buồngLoại buồng.
ĐơnĐôiHai giường đơnBuồng.
Cụ thể:	 - Chỉ có tiền buồng
	 - Tiền buồng + ăn sấng	
	 - Ăn một bữa chính
	 - Ăn cả ngày
Đơn vị thanh toán...............
Tiền buồng..........
Bữa sáng.................
Bữa trưa..........
Bữa tối............
Các khoản khác...........
Tổng số tiền..................
Yêu cầu đặc biệt...
.........
.........
.........
Hình thức thanh toán.......
Số tài khoảnNgân hàng........
Người Lập
Chữ ký khách hàng
 Ngày...
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT TRƯỚC DỊCH VỤ XE ĐÓN
- Tên khách hàng:
- Địa chỉ:
- Điện thoại:
- Yêu cầu dịch vụ:
	+ Thời gian:
	+ Số lượng khách:
	+ Địa điểm đón:
	+ Loại, kiểu xe:
- Yêu cầu đặc biệt:
- Giá thuê xe:
- Hình thức thanh toán:
- Yêu cầu đặt cọc:
Chú ý: Các khoản phát sinh ngoài mục dịch vụ yeu cầu chưa tính trong phiếu này.
 Khách 
 Lễ tân
KHÁCH SẠN
PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG
Họ tên khách hàng:
Địa chỉ:
Điện thoại:	Fax:
Số lượng khách:	
Thời gian tổ chức: Từ:	Đến:	Tại:	
Hội trường:
	Trang thiết bị	Giá
1	
2	
3	
4	
5	
6	
Những yêu cầu khác:
Giá thuê hội trường
Hình thức thanh toán: 
Đặt cọc:
 Người đặt
 Lễ tân
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT TIỆC
Họ tên khách hàng:
Địa chỉ:
Điện thoại:	Fax:
Yêu cầu:	
	+ Thời gian
	+ Loại tiệc
	+ số lượng khách
	+ Thực đơn 	
Những yêu cầu khác:
Giá tiền của bữa tiệc
Hình thức thanh toán: 
Đặt cọc:
Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn trên chưa tính trong phiếu.
 Người đặt Lễ tân
KHÁCH SẠN
GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC
Deposit form
Xác nhận ông (bà): This is to certufy that:
Phòng số Room No:
Đặt cọc tại khách sạn số tiền:
Deposited at the hotel with the amount of:
Bằng chữ In words:
 Ngày tháng năm
Người đặt cọc Guest
Lễ tân Receptionist
KHÁCH SẠN
 CONFIRMATION FORM
 Phiếu xác nhận đặt buồng Code/Mã số:..
 Date/ ngày:
ATTENTION/ Người nhận:	.
COMPANY/Cơ quan:	.
ADDRESS/Địa chỉ:	.
TEL/FAX/ Số điện thoại/Fax	.
THANK YOU FOR YOUR INTEREST IN THE PRACTICAL HOTEL, WE ARE PLEASED TO CONFIRM THE FOLLOWING:
Rất cảm ơn quý khách đã quan tâm đến khách sạn ., chúng tôi xin được xác nhận lại những thông tin sau:
NEW
Đặt mới
AMENMENT
Sửa đổi
CANCELLATION
Hủy
GUEST NAME
Tên khách
ARRIVAL/ETA
Ngày/giờ đến
DEPARTURE/ETD
Ngày/giờ đi
No, of ROOM/TYPE
Số lượng buồng/Loại
RATE
Giá
TRANSPORTATION REQUEST/Yêu cầu vận chuyển
FLIGHT DETAILS/Chi tiết chuyến bay
PAYMENT INSTRUCTIONS/Hình thức thanh toán
 Guest account/ Khách thanh toán
Cash/Tiền mặt
Credit card/ Thẻ tín dụng
-Card No./Số thẻ:.
Expire date/Ngày hết hạn:. .
Travellers cheque/Séc du lịch
 Company account/Cơ quan thanh toán
Room only/Chỉ tiền buồng
All expenses/ Mọi chi phí
Others/ Các TH khác
 Agent account
Hãng lữ hành thanh toán
Room only/Chỉ tiền buồng
Room & Breakfast/tiền buồng
&ăn sáng
Others/ Các TH khác
PLEASE NOTE/Xin vui lòng lưu ý:
1. ALL RESERVATIONS, UNLESS GUARANTEED, WILL BE HELD UNTIL 6.00 PM OF THE EXPECTED ARRIVAL DATE.
Mọi yêu cầu đặt buồng, trừ những trường hợp đặt buồng có đảm bảo, sẽ được giữ đến 6 giờ chiều của ngày khách dự định đến.
2. AMENDMENT OF CANCELLATION MUST BE MADE MINIMUM 72 HOURS PRIOR NOTICE
Mọi yêu cầu sửa đổi hoặc hủy đặt buồng phải được thực hiện trước giờ đăng ký khách sạn ít nhất 72 giờ
3. CANCELLATION WITH LESS THAN 72 HOURS ADVANDE NOTICE AND NO SHOW WILL BE CHARGED A FEE EQUIVALENT TO ONE NIGHT ROOM RENTA
Trường hợp hủy đặt buồng không theo quy định trên hoặc khách không đến khách sạn sẽ chịu mức phạt tương đương mức tiền một đêm thuê buồng.
4. SHOULD WE NOT HEAR FROM YOU BYWE WILL CONSIDER THAT YOU NO LONGER REQUIRE THE ROOM AND WILL RELEASE THE RESERVATION AUTOMATICALLY.
Nếu khách sạn không nhận được thông báo của quý khách trước thì yêu cầu đặt buồng này của quya khách sẽ tự động bị hủy bỏ.
PLEASE SIGN FOR THE ACCEPTANCE OF THE ABOVE DETAILS AND SEND BACK TO US
Đề nghị Quý khách ký xác nhận các thông tin trên và gửi lại cho khách sạn
DANH SÁCH ĐOÀN KHÁCH
..
Công ty 
Trưởng đoàn:.. 
Hướng dẫn viên..
Check – out: ..
Check – in:.. ..
Số lượng khách:.. ..
Số lượng buồng:.. ..
STT
HỌ VÀ TÊN
GIỚI TÍNH
BUỒNG
DỰ KIẾN
SỐ CMT
HỘ CHIẾU
GHI CHÚ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
KHÁCH SẠN
.
FOREIGN CURRENCY EXCHANGE FORM
PHIẾU ĐỔI NGOẠI TỆ
GUEST NAME.
Tên khách hàng
 ROOM.
 Buồng số
PASSRORT No:.. 
Số hộ chiếu
 TRAVELLER CHEQUES
 Séc du lịch
 FOREIGN CURRENCY NOTES
 Tiền mặt
 CURRENCY:
 Loại tiền tệ:
NOMINATION
Mệnh giá
NUMBER FROM
Từ sê ri
NUMBER TO
Tới sê ri
ITEMS
Số lượng tờ
AMOUNT
Số tiền
DEST SIGNATURE CASHIER SIGNATURE DATE & STAMP
Chữ ký khách hàng Chữ ký thu ngân Ngày và dấu
TOTAL
Tổng số tiền
COMMISSION
Phí dịch vụ
NET AMOUNT
Số tiền còn lại
RATE
Tỷ giá
VND EQUIVALENT
VND tương đương
KHÁCH SẠN
.
ROOM/RATE CHANGE SLIP
PHIẾU CHUYỂN BUỒNG
GUEST NAME
Tên khách
DATE
Ngày
TIME
Giờ
FROM ROOM No
Từ buồng số
TO ROOM No
Tới buồng số
OLD RATE
Giá cũ
NEW RATE
Giá mới
 Guest ơn A/C
Khách tự thanh toán
 Company A/C
Công ty thanh toán
 Travel agent
Đại lý du lịch
 Others
Các TH khác
REASONS
Lý do
GUEST SIGNATURE
Chũ ký khách hàng
REQUESTED BY
Người đề nghị
AUTHORISED BY
Người duyệt
C/C
Sao gửi
RECEPTION
Lễ tân
CASHIER
Thu ngân
HOUSEKEEPING
Buồng
F&B
Nhà hàng
CONCIERGE
 REGISTRATION CARD
 PHIẾU ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN
 Room No
Buồng số:
KHÁCH SẠN...
Arrival Date: Ngày đến:
Arrival Flight: Số chuyến bay
Departure Date: Ngày đi:
ETA Giờ định đến:
Room Type
Loại buồng
Room Rate
Giá buồng
No of Guest
Số lượng khách
Deposit
Đặt cọc
Name: Tên khách
Company: Tên cơ quan
Male (Nam)
Female (nữ)
Date of Birth: Ngày sinh:
Occupation: Nghề nghiệp:
Nationally: Quốc tịch:
Method of Payment: Phương thức thanh toán
For foreign guest: Dành cho khách nước ngoài
Cash: Tiền mặt
Credit Card: Thẻ TD
Passport No: Số hộ chiếu:
Place, Date of issue: Nơi, ngày cấp hộ chiếu:
Visa Number: Số visa:
Visa Valid Until: Visa có giá trị đến:
Date of entry: Ngày nhập cảnh:
Port of arival: Qua cửa khẩu:
Perrmitteled To Stay Untill: Được tạm trú đến ngày:
Voucher: Hóa đơn
T/C: Séc du lịch
Voucher No: số thẻ tín dụng, hóa đơn
Others: P. thức khác
Expiry Date: Thời hạn của CC
Charge to: Hình thức (trách nhiệm) thanh toán
Guest A/C: Khách TT
Company A/C: Cơ quan TT
Dân tộc: Tôn giáo:
Remark: Ghi chú:
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
Giấy CMT hay giấy tờ khác số:
Cấp ngày:
Tại:
Check – In Staff
Chữ ký của tiếp tân
Guest Signature
Chữ ký của khách
Prevailing Govermment Tax 10% & Service Charge 5%
Will be charge to your bill
Thuế chính phủ hiện hành 10% và phí phục vụ 5% sẽ được tính thêm vào hóa đơn của quý khách,
PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRÚ
Công an:
Đồn trạm:
Họ tên: Năm sinh
Tên thường gọi:
Nghề nghiệp, chức vụ:
Dân tộc: Quốc tịch:
Tôn giáo:
Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú:
Giấy CM hay giấy tờ khác:
Cấp ngày: Tại:
Trú từ ngày: Đến:
Nơi tạm trú:
Số buồng, phòng:
	Báo ngày tháng năm
	Người khai ký tên
BREAKFAST VOUCHER
PHIẾU ĂN SÁNG
KHÁCH SẠN.
No:.
Name Tên khách:
Room No Buồng số:
Validity Thời hạn:
Value Giá trị:
Date Ngày:
Issued by Người lập:
Please present this voucher to the waiter before placing the order
Xin vui lòng xuất trình phiếu này khi yêu cầu
DRINK VOUCHER
PHIẾU ĐỒ UỐNG
KHÁCH SẠN.
No:
Name Tên khách:..
Room No Buồng số:..
Validity Thời hạn:.
Value Giá trị:
Date Ngày:
Issued by Người lập:.
Please present this voucher to the waiter before placing the order
Xin vui lòng xuất trình phiếu này khi yêu cầu
KHÁCH SẠN.
GUEST MESSAGE
Phiếu tin nhắn
NAME/Ông/Bà:.ROOM/Buồng số:
TIME/Giờ:.DATE/ Ngày:
WHILE YOU WERE OUT
Khi Quí khách vắng mặt
Mr/Ms/Ông/Bà:. 
FROM/Từ:. 
TEL/Số ĐT: 
 TELEPHONED
 Đã gọi tới khách sạn
 PLEASE RETURN CALL
 Vui lòng gọi lại
 CAME TO SEE YOU
 Đã đến khách sạn
 URGENT
 Khẩn
 WILL CALL AGAIN
 Sẽ gọi lại
MESSAGE Nội dung:
TAKEN BY:
Nhân viên
KHÁCH SẠN
BILL
HÓA ĐƠN DỊCH VỤ
SỐ:......No:
DATE (NGÀY):	..
GUEST NAME (TÊN KHÁCH):
ROOM NUMBER (SỐ BUỒNG):..
STT
No
Resciption
(Tên hàng hóa)
Unit 
(ĐVT)
Quantity
(Số lượng)
Price
(Giá)
Amount
(Thành tiền)
TỔNG
Guests signature
Chữ ký của khách
Staffs signature
Chữ ký của nhân viên
KHÁCH SẠN
HÓA ĐƠN (GTGT)
(Liên 2 giao khách hàng)
Ngàytháng..năm..
No
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ:	Số tài khoản:
Điện thoại:	Mã số:
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị:
Địa chỉ:	Số tài khoản:
Phương thức thanh toán:	Mã số:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
	Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT	Tiền thuế GTGT:
	Tổng tiền thanh toán:
Số tiền bằng chữ:
Người mua hàng
Ký, ghi rõ họ tên
Kế toán trưởng
Ký, ghi rõ họ tên
Thủ trưởng đơn vị
Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập---Tự do---Hạnh phúc
**************
GIẤY CAM ĐOAN
Tên khách lưu trú:
Buồng số:
Tên khách cam đoan:
Số CMND	Số hộ chiếu
Mối quan hệ với khách đang lưu trú:
Lý do viết giấy cam đoan:
Tôi xin cam đoan mọi điều trên là đúng sự thật và chịu mọi trách nhiệm về lời cam kết này.
Ngàythángnăm..
Người cam đoan
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lễ tân
(Ký, ghi rõ họ tên)
KHÁCH SẠN
PHIẾU THANH TOÁN DỊCH VỤ
HOTEL VOUCHER
No
Tên khách (Name of client):
Ngày đến (Arrival date):
Ngày đi (Departure date):
Đề nghị khách sạn cung cấp (Please provice):
- Số lượng buồng (No of room): Loại buồng (Type of room):.
- Giá buồng (Rate): 	Net or Include ABF
- Số đêm (No of nights):
Chú ý (Remark):
- Tiền buồng đã bao gồm bữa sáng kiểu mỹ và do hãng lữ hành thanh toán.
(Room include ABF will be paid by ....Travel).
- Nếu khách không đến hoặc báo hủy, hoặc đi trước dự kiến sẽ không được hoàn trả lại tiền.
(Any canellation or short stay, no reture value).
Đại diện hãng lữ hành. (Authorization of ..Travel)
Ký tên và đóng dấu
KHÁCH SẠN..
THẺ CHÌA KHÓA
Chào mừng quý khách đến với khách sạn
Tên khách:..Phòng số...
Ngày đến:Ngày đi:...
Quốc tịch:.
Chú ý: Giờ nhận, trả buồng là 12 giờ trưa. Hãy xuất trình thẻ này vào mỗi lần bạn nhận chìa khóa và khi bạn ký nhận việc tính tiền vào tài khoản của buồng mình.
KHÁCH SẠN..
THẺ DÙNG KÉT AN TOÀN
Két an toàn số:.
Tên của khách:........Buồng số:
Ngày:...
Chữký mẫu:.
Ngày:Giờ: ...
Người nhận tài sản:.
Chữký của khách: